Per i sostituti d’imposta si avvicina il termine del 16 marzo 2026, data entro la quale occorre sia consegnare la Certificazione Unica ai percipienti sia trasmettere il relativo flusso all’Agenzia delle Entrate. È fondamentale organizzare per tempo le attività, così da evitare le quattro principali ipotesi sanzionatorie: omissione dell’invio telematico, trasmissione tardiva, comunicazione di dati errati o incompleti, mancata rettifica di certificazioni già inviate e risultate inesatte. Diventa quindi essenziale conoscere modalità operative, quadro sanzionatorio, utilizzo del ravvedimento operoso e procedure di correzione.
Entro il 16 marzo 2026 il sostituto deve adempiere a un duplice obbligo: consegnare al lavoratore la CU 2026 e trasmettere i dati all’Agenzia. Le informazioni contenute nella certificazione alimentano la dichiarazione precompilata e costituiscono base per i controlli automatizzati; la puntualità dell’invio incide dunque direttamente sulla corretta posizione fiscale del percipiente.
Soggetti obbligati
Sono tenuti alla presentazione della CU 2026 tutti i sostituti che nel corso del 2025 abbiano corrisposto somme o valori assoggettati a ritenuta, oppure versato contributi previdenziali, assistenziali o premi INAIL. L’obbligo riguarda imprese, enti previdenziali, pubbliche amministrazioni iscritte alle gestioni INPS – inclusa la Gestione dipendenti pubblici – e chiunque abbia certificato redditi di lavoro autonomo, assimilati o diversi. L’adempimento sussiste anche se non sono state operate ritenute, qualora permangano obblighi contributivi o assicurativi.
Scadenze 2026 e calendario differenziato
Per il 2026 resta confermata la scansione in tre termini distinti, modulati in base alla tipologia reddituale certificata, con un aggiornamento rispetto al passato. Entro il 16 marzo 2026 devono essere inviate le CU relative a lavoro dipendente e assimilato, lavoro autonomo occasionale e redditi diversi; entro la stessa data va consegnata al percipiente la certificazione sintetica. Le CU contenenti esclusivamente redditi da esercizio abituale di arti e professioni o da rapporti di agenzia, rappresentanza, mediazione e procacciamento possono essere trasmesse entro il 30 aprile 2026. Le certificazioni che riportano soltanto redditi esenti o non dichiarabili mediante precompilata possono essere inviate entro il 31 ottobre 2026, termine allineato alla scadenza del modello 770.
Modalità di trasmissione
L’invio deve avvenire esclusivamente per via telematica tramite Entratel o Fisconline, direttamente o mediante intermediari abilitati ai sensi dell’art. 3, comma 3, del D.P.R. n. 322/1998. Il flusso comprende il Frontespizio con i dati del sostituto e dell’eventuale incaricato, il quadro CT per la comunicazione dell’indirizzo telematico utile alla ricezione dei modelli 730-4, e le certificazioni contenenti i dati fiscali e previdenziali relativi alle diverse tipologie reddituali. È consentito suddividere l’invio in flussi distinti, ad esempio separando lavoro dipendente e lavoro autonomo, purché ogni trasmissione sia completa degli elementi richiesti. A fini probatori rilevano la ricevuta di presa in carico e la successiva ricevuta di esito. Non si considerano tardive le certificazioni scartate dal sistema, se ritrasmesse correttamente entro cinque giorni dalla comunicazione di scarto, secondo quanto chiarito dalla Circolare n. 195/E del 24 settembre 1999.
Regime sanzionatorio
La disciplina sanzionatoria è contenuta nell’art. 4, comma 6-quinquies, del D.P.R. n. 322/1998 e contempla quattro violazioni: omissione, tardività, dati inesatti o incompleti, mancata rettifica. La sanzione è pari a 100 euro per ogni certificazione, con tetto massimo di 50.000 euro per sostituto. Non opera il cumulo giuridico di cui all’art. 12 del D.Lgs. n. 472/1997, sicché ogni violazione è autonomamente punita. È tuttavia prevista la riduzione a un terzo, entro il limite massimo di 20.000 euro, se la regolarizzazione avviene nei 60 giorni successivi alla scadenza.
L’estensione del ravvedimento operoso
In passato l’Agenzia delle Entrate aveva escluso l’applicabilità del ravvedimento alle violazioni in materia di CU, come indicato nella circolare n. 6/E/2015, ritenendo incompatibili i tempi dell’istituto con le esigenze della precompilata. Con la circolare n. 12 del 31 maggio 2024 l’orientamento è stato rivisto: in assenza di un espresso divieto normativo, il ravvedimento operoso è ora ammesso anche per le Certificazioni Uniche. L’istituto, disciplinato dall’art. 13 del D.Lgs. n. 472/1997, è utilizzabile se la regolarizzazione avviene spontaneamente, prima della notifica di atti di contestazione, e con versamento della sanzione ridotta secondo le percentuali previste. Operativamente ciò consente di trasmettere una CU tardiva o rettificativa e di permettere al percipiente di adeguare la propria dichiarazione.
Le modifiche introdotte dal D.Lgs. n. 87/2024, attuativo della delega contenuta nell’art. 20 della legge n. 111/2023, hanno ulteriormente ridotto l’impatto economico del ravvedimento. Combinando la riduzione a un terzo entro 60 giorni con quella a 1/9 entro 90 giorni, la sanzione effettiva può scendere a 3,70 euro per singola certificazione.
| Termini di ravvedimento | Misura della sanzione | Riferimento normativo |
| Entro 90 giorni dalla violazione | 1/9 del minimo | Art. 13, c. 1, lett. a-bis) |
| Entro il termine per la presentazione della dichiarazione relativa all’ anno in cui è stata commessa la violazione | 1/8 del minimo | Art. 13, c. 1, lett. b) |
| Entro il termine per la presentazione della dichiarazione relativa all’ anno successivo a quello in cui è stata commessa la violazione | 1/7 del minimo | Art. 13, c. 1, lett. b-bis) |
| Oltre il termine per la presentazione della dichiarazione relativa all’ anno successivo a quello in cui è stata commessa la violazione | 1/6 del minimo | Art. 13, c. 1, lett. b-ter) |
| Dopo la constatazione della violazione mediante processo verbale | 1/5 del minimo | Art. 13, c. 1, lett. b-quater) |
Correzioni e annullamenti
Se occorre modificare una certificazione prima della scadenza, è necessario trasmettere una nuova CU completa barrando la casella “Sostitutiva” nel Frontespizio e indicando il protocollo della precedente. In caso di eliminazione integrale, si utilizza la funzione di annullamento, barrando l’apposita casella. La tempestività della rettifica rileva sia sotto il profilo sanzionatorio sia per garantire la corretta predisposizione della precompilata del percipiente. Non è consentito inserire nello stesso flusso certificazioni ordinarie e sostitutive o di annullamento: ciascuna tipologia richiede un invio separato, nel rispetto delle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate.