Un ulteriore tema centrale riguarda il contenuto del contratto di assunzione e gli obblighi informativi previsti dal cosiddetto Decreto Trasparenza e successive modifiche.
La disciplina è contenuta nel D.lgs. n. 104/2022, che ha modificato il D.lgs. n. 152/1997, ampliando in modo significativo le informazioni che il datore di lavoro deve fornire al lavoratore al momento dell’assunzione, Sul punto sono intervenute anche la circolare INL n. 4 del 10 agosto 2022 e la circolare del Ministero del Lavoro n. 19 del 20 settembre 2022, che hanno fornito i principali chiarimenti interpretativi sugli obblighi informativi introdotti dal D.Lgs. n. 104/2022, attuativo della direttiva UE 2019/1152, e sulle modifiche apportate al D.Lgs. n. 152/1997, aggiornato dall’art. 11 del D.L. n. 62/2026 convertito dalla Legge n. 112/2026.
Nel contratto di assunzione oppure in documenti separati consegnati al lavoratore devono essere indicati, tra gli altri elementi: la durata del periodo di prova, l’inquadramento, il livello e la qualifica attribuita, la retribuzione iniziale con i relativi elementi costitutivi, l’orario di lavoro, la programmazione dell’orario normale, gli enti previdenziali destinatari dei contributi, il contratto collettivo applicato e le modalità di utilizzo di eventuali sistemi automatizzati decisionali o di monitoraggio.
Accanto alle nuove informazioni introdotte dal Decreto Trasparenza continuano naturalmente ad applicarsi anche gli obblighi storicamente previsti dalla normativa lavoristica, tra cui quelli relativi alla comunicazione di assunzione, alla consegna del contratto individuale e all’indicazione degli elementi essenziali del rapporto di lavoro.
Il vero problema operativo oggi è coordinare correttamente tutte queste informazioni evitando sovrapposizioni, omissioni o incoerenze documentali.
Per questo motivo il contratto di assunzione non può più essere considerato un semplice modello standard, ma deve diventare uno strumento di compliance coerente con la normativa vigente, con il CCNL applicato, con il sistema informativo aziendale e con gli obblighi documentali richiesti in sede ispettiva.
In effetti su questo argomento ad oggi non esiste più obbligo a predisporre un allegato “descrittivo” con tutti i dati salienti del CCNL, come si era fatto prudenzialmente nella prima fase del Decreto Trasparenza.
Oggi l’obbligo resta, ma deve essere gestito in modo più snello: per alcune informazioni è sufficiente indicare nel contratto il riferimento normativo o il CCNL applicato, purché il CCNL e gli eventuali regolamenti aziendali siano consegnati o messi a disposizione del personale, anche tramite sito web o area documentale aziendale. Questa semplificazione deriva dall’art. 26 del D.L. 4 maggio 2023, n. 48, convertito dalla L. 3 luglio 2023, n. 85, che ha inserito i commi 5-bis e 6-bis nell’art. 1 del D.Lgs. n. 152/1997.
Attenzione però alla novità: dal 1° maggio 2026 il D.L. 30 aprile 2026, n. 62, art. 11, ha aggiunto tra le informazioni obbligatorie anche il codice alfanumerico unico CNEL del CCNL applicato. Lo stesso art. 11 interviene anche sul prospetto paga, imponendo l’indicazione del CCNL applicato identificato tramite codice CNEL. Trattandosi di decreto-legge, va monitorata la conversione.
A tutto ciò vanno aggiunti tutti gli allegati, OBBLIGATORI, sulla nuova normativa della previdenza complementare e la trasparenza salariale e di parità retributiva per tutte le aziende e per le aziende con più di 50 dipendenti.
un discorso a parte meriterebbe la lettera di impegno, che dovrà contenere almeno i dati della prima tabella.
Prima dell’inizio del lavoro
Il datore deve consegnare almeno uno di questi due documenti:
- il contratto individuale scritto; oppure
- la copia della comunicazione obbligatoria di assunzione, cioè l’UNILAV.
Se questi documenti non contengono tutte le informazioni, le informazioni mancanti possono essere integrate nei successivi 7 giorni oppure entro 1 mese, secondo la lettera del decreto interessata. Lo confermano l’art. 1, commi 2 e 3, del D.Lgs. n. 152/1997 e la circolare INL n. 4/2022.
Il contratto individuale/in sostituzione dell’unilav per essere un contratto individuale di lavoro concreto e utilizzabile, deve contenere minimo:
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Lettera D.Lgs. 152/97 |
Contenuto da inserire nel contratto |
| a) | Identità del datore di lavoro e del lavoratore |
| b), c) | Sede del datore e luogo di lavoro |
| d) | Mansione, qualifica, categoria e livello |
| e) | Data di inizio |
| f) | Tipologia del rapporto: indeterminato/determinato, tempo pieno/part-time e relativa durata |
| h) | Patto di prova, se previsto, con durata e mansioni oggetto della prova |
| n) | Retribuzione individuale e relativi elementi |
| o) | Orario settimanale e distribuzione |
| p) | Solo se l’organizzazione dell’orario è imprevedibile indicarlo nella lettera |
| – | Manifestazione della volontà di assumere e di prestare attività subordinata, data e sottoscrizione delle parti |
Questa è la parte che, operativamente, deve stare nella lettera sottoscritta prima dell’inizio del rapporto di lavoro.
Poi a seguire, secondo la tabella dovranno essere indicate tutte le ulteriori informazioni nei termini indicati, nulla vieta di inserirle già nella prima lettre di assunzione senza necessità di fare ulteriori integrazioni:
I termini derivano dall’art. 1 del D.Lgs. n. 152/1997, aggiornato dall’art. 11 del D.L. n. 62/2026 convertito dalla Legge n. 112/2026.
Tabella generale di tutti gli elementi obbligatori
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Lettera D.Lgs. 152/97 |
Paragrafo della lettera | Contenuto minimo |
Termine di consegna |
| a) | Parti | Identità del datore di lavoro e del lavoratore, compresi gli eventuali co-datori | Entro 7 giorni dall’inizio della prestazione, se non già indicato nel contratto o nella comunicazione obbligatoria |
| e), f) | Decorrenza e tipologia | Data di inizio; rapporto a tempo indeterminato o determinato; tempo pieno o parziale; in caso di contratto a termine, durata prevista ed eventuale causale sostitutiva o altra causale richiesta dalla legge o dal CCNL | Entro 7 giorni dall’inizio della prestazione, se non già indicato nel contratto o nella comunicazione obbligatoria |
| b), c) | Sede e luogo di lavoro | Sede o domicilio del datore di lavoro; luogo o unità produttiva di assegnazione; in mancanza di un luogo fisso o predominante, indicazione dello svolgimento dell’attività in luoghi diversi o della facoltà del lavoratore di determinarlo; eventuale clausola di mobilità in Italia o all’estero | Entro 7 giorni dall’inizio della prestazione, se non già indicato nel contratto o nella comunicazione obbligatoria |
| d) | Mansione e inquadramento | Mansione, livello, qualifica o categoria attribuiti oppure, in alternativa, caratteristiche o descrizione sommaria dell’attività lavorativa | Entro 7 giorni dall’inizio della prestazione |
| h) | Periodo di prova* | Previsione del periodo di prova, durata e criterio di calcolo; richiamo alla mansione oggetto della prova e all’eventuale articolo del CCNL | Informazione entro 7 giorni; la clausola di prova, per essere valida, deve però essere concordata per iscritto prima o contestualmente all’inizio del rapporto |
| o) | Orario prevedibile | Ore settimanali e relativa distribuzione; eventuali turni; condizioni relative al lavoro straordinario, alla sua retribuzione e ai cambiamenti di turno | Entro 7 giorni dall’inizio della prestazione |
| p) | Orario imprevedibile | Variabilità della programmazione; numero minimo di ore retribuite garantite; compenso per le ore ulteriori; giorni e ore di riferimento; preavviso minimo e termine per l’eventuale annullamento dell’incarico | Entro 7 giorni dall’inizio della prestazione; informazione specifica, non sostituibile dal semplice rinvio al CCNL |
| n) | Retribuzione | Importo iniziale della retribuzione; elementi costitutivi; numero delle mensilità; periodicità, giorno e modalità di pagamento; eventuali elementi retributivi individuali | Entro 7 giorni dall’inizio della prestazione |
| g) | Somministrazione | Identità dell’impresa utilizzatrice, quando e non appena nota | Entro un mese dall’inizio della prestazione e comunque quando l’utilizzatore diviene noto |
| i) | Formazione | Diritto a ricevere la formazione erogata dal datore di lavoro, se prevista; indicazione dell’eventuale formazione individuale ulteriore rispetto a quella prevista dal CCNL | Entro un mese dall’inizio della prestazione |
| l) | Ferie, permessi e congedi | Durata delle ferie e degli altri congedi retribuiti oppure modalità di determinazione e fruizione; possibile rinvio alla legge o al CCNL applicato | Entro un mese dall’inizio della prestazione |
| m) | Preavviso | Procedura, forma e termini del preavviso in caso di recesso del datore di lavoro o del lavoratore; possibile rinvio alla legge o al CCNL applicato | Entro un mese dall’inizio della prestazione |
| q) | CCNL | Denominazione completa del contratto collettivo nazionale, territoriale o aziendale applicato e indicazione delle parti che lo hanno sottoscritto | Entro un mese dall’inizio della prestazione |
| q-bis) | Codice CNEL | Per i datori di lavoro privati, codice alfanumerico unico CNEL assegnato al CCNL applicato | Entro un mese dall’inizio della prestazione |
| r) | Previdenza e assicurazione complementare e welfare | INPS, INAIL e altri enti o istituti destinatari dei contributi; eventuali fondi pensione, casse, enti bilaterali, assistenza sanitaria e altre forme di protezione sociale fornite dal datore di lavoro | Entro un mese dall’inizio della prestazione |
| s) – art. 1-bis | Sistemi automatizzati** | Se utilizzati sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati: consegna dell’informativa specifica prevista dall’art. 1-bis del D.Lgs. n. 152/1997 | Prima dell’inizio dell’attività lavorativa |
| h), i), l), m), n), o), r) | Rinvio a legge, CCNL e regolamenti | Per le materie consentite, indicazione della disposizione normativa o del contratto collettivo che le disciplina; CCNL e regolamenti aziendali devono essere consegnati o concretamente messi a disposizione del lavoratore | Entro il termine previsto per la singola informazione richiamata |
| Art. 1, commi 2, 6-bis e 8 | Consegna e ricevuta dei documenti | Dichiarazione di ricezione della lettera; indicazione della consegna o messa a disposizione del CCNL, dei regolamenti aziendali e delle eventuali informative applicabili; conservazione della prova della trasmissione o ricezione | Contratto o copia della comunicazione obbligatoria prima dell’inizio dell’attività; gli altri documenti entro il termine relativo alle informazioni contenute |
* La durata della prova è un’informazione differibile a 7 giorni, ma il patto di prova deve risultare per iscritto prima dell’inizio della prestazione, altrimenti rischia la nullità.
** L’informativa dell’art. 1-bis riguarda soltanto sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati rilevanti per assunzione, gestione, assegnazione di compiti, sorveglianza, valutazione o cessazione del rapporto.
*ATTENZIONE: art. 13 della Legge 13 dicembre 2024, n. 203, il cosiddetto Collegato Lavoro, in vigore dal 12 gennaio 2025. La norma modifica l’art. 7, comma 2, del D.Lgs. n. 104/2022 sul periodo di prova nei contratti a termine.
allegati minimi consigliati:
- Scheda riassuntiva CCNL, da far sottoscrivere al lavoratore
- Informativa trasparenza retributiva (D.Lgs. n. 96/2026) [tutti i datori di lavoro]
- Informativa sui criteri di progressione economica (Art. 5, D.Lgs. n. 96/2026) [+50 lavoratori]
- DICHIARAZIONE DEL LAVORATORE PER DETRAZIONI D’IMPOSTA E RITENUTE ANNO in corso
- MODULO TFR3
- INFORMATIVA AL LAVORATORE SULLA DESTINAZIONE DEL TFR E SULLA PREVIDENZA COMPLEMENTARE DAL 1° luglio 2026
- ALLEGATO DI DICHIARAZIONE INTEGRATIVA SULLA DESTINAZIONE DEL TFR – art. 8 del D.Lgs. n. 252/2005, come modificato dall’art. 1, commi 204 e 205, della Legge 30 dicembre 2025, n. 199.
- INFORMATIVA per il Regolamento UE 2016/679 sulla privacy e sulle misure minime di sicurezza per la protezione dei dati personali
- IMPOSTA SOSTITUTIVA DEL 5% SU INCREMENTI RETRIBUTIVI CORRISPOSTI NEL 2026 DA RINNOVI CONTRATTUALI – Art. 1, c. 7 e 12, Legge n. 199 del 30/12/2025 (Legge di Bilancio 2026)
- IMPOSTA SOSTITUTIVA DEL 15% SU MAGGIORAZIONI E INDENNITÀ LAVORO NOTTURNO, FESTIVO/RIPOSO E A TURNI – Art. 1, c. da 10 a 12, Legge n. 199 del 30/12/2025 (Legge di Bilancio 2026)
- TRATTAMENTO INTEGRATIVO SPECIALE TURISMO – art. 1, commi da 18 a 21, L. 199/2025 [ove previsto]
- **INFORMATIVA – GEOLOCALIZZAZIONE DIPENDENTI – INSTALLAZIONE DI TELECAMERE – SW SU PALMARI – TELEPASS
**Quali sono i sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati e l’informativa dell’art. 1-bis?
Strumento/sistema |
Rientra nella lettera s)? |
Perché |
Software che assegna automaticamente turni, mansioni o zone di lavoro |
Sì |
Incide sull’organizzazione della prestazione senza decisione puramente umana |
Algoritmo che attribuisce punteggi di produttività, ranking o performance |
Sì |
Valuta il lavoratore in modo automatizzato |
Sistema che determina premi, bonus, incentivi o penalizzazioni in base a dati automatici |
Sì |
Incide su trattamento economico o valutazione |
Software che decide automaticamente chiamate, incarichi o priorità di assegnazione |
Sì |
Tipico caso di sistema decisionale automatizzato |
Piattaforma per rider, driver, delivery, logistica o appalti che assegna consegne/tragitti/turni |
Sì |
Esempio classico di gestione algoritmica |
GPS su mezzi aziendali con report su posizione, percorsi, soste, tempi di guida |
Sì, se usato per monitorare il lavoratore |
Monitora condotta, tempi e presenza del dipendente |
Telepass aziendale |
Dipende |
Se serve solo a pagare pedaggi e rendicontare costi, tendenzialmente no lettera s); se invece viene usato per controllare tragitti, orari, spostamenti, soste o coerenza della prestazione, può diventare sistema di monitoraggio |
Carta carburante con report dettagliati su luogo, ora, importo, targa e chilometraggio |
Dipende |
Se usata solo per contabilità costi, no; se incrociata per controllare tragitti, orari o comportamento, sì |
Tachigrafo digitale / cronotachigrafo |
Sì, se i dati sono usati per monitoraggio lavorativo |
Registra tempi di guida, pause, attività |
Sistemi di fleet management |
Sì, se monitorano veicolo e lavoratore |
Posizione, stile di guida, consumi, percorsi, fermate |
App aziendale che registra check-in/check-out, geolocalizzazione o avanzamento attività |
Sì |
Monitora presenza, tempi e prestazione |
Badge presenze ordinario |
Di solito no come art. 1-bis, ma resta privacy/controlli |
Se registra solo ingresso/uscita per presenze, normalmente è gestione ordinaria; se profilante o con analisi automatizzate, può rientrare |
Badge evoluto con geolocalizzazione interna, tempi di permanenza per area, report automatici |
Sì, probabile |
Diventa monitoraggio dettagliato |
Videosorveglianza |
Dipende |
Non è automaticamente art. 1-bis, ma se integrata con AI, riconoscimento, alert automatici o analisi comportamentali, sì |
Telecamere con riconoscimento facciale, conteggio produttività, rilevazione anomalie |
Sì |
Monitoraggio automatizzato e potenzialmente biometrico |
Software su PC che registra attività, tempi di utilizzo, siti visitati, screenshot, inattività |
Sì |
Monitoraggio digitale della prestazione |
Sistemi DLP/cybersecurity che analizzano accessi, file, e-mail, anomalie |
Dipende |
Se solo sicurezza informatica può restare fuori; se usato per valutare/controllare lavoratori, sì |
CRM che misura automaticamente telefonate, appuntamenti, vendite, conversioni e genera ranking |
Sì, se usato per valutazione |
Incide su performance e controllo |
Call center software con scoring automatico chiamate, tempi medi, pause, qualità |
Sì |
Valutazione automatizzata della prestazione |
Software HR che seleziona candidati con ranking algoritmico |
Sì |
Incide su assunzione/conferimento incarico |
Software HR che propone licenziamenti, sanzioni, trasferimenti, avanzamenti o promozioni |
Sì |
Incide su gestione/cessazione del rapporto |
Sistemi di controllo qualità con scarti/pezzi prodotti associati al singolo lavoratore |
Sì, se usati per valutazione individuale |
Monitoraggio della prestazione |
Palmari, barcodescanner, WMS in magazzino |
Dipende, spesso sì |
Se tracciano tempi, produttività, errori, percorsi o performance del singolo operatore |
Sistemi di accesso a cantieri o appalti con rilevazione automatica presenze e attività |
Dipende |
Sì se monitorano prestazione/tempi/posizione |
Strumenti biometrici per accesso o rilevazione presenza |
Sì, e attenzione privacy |
Dati particolari e controllo accessi/presenza |
Software paghe |
Normalmente no |
Se serve solo a elaborare cedolini, non è sistema decisionale/monitoraggio del lavoratore |
Gestionale ferie/permessi |
Normalmente no |
Se registra richieste e autorizzazioni umane, di norma no; se decide automaticamente autorizzazioni/rigetti, sì |
E-mail aziendale ordinaria |
Normalmente no |
Ma se c’è monitoraggio automatico individuale, alert, scoring o report, può rientrare |
Cellulare aziendale |
Dipende |
No se semplice strumento di lavoro; sì se geolocalizzato o monitorato in modo sistematico |
PC aziendale |
Dipende |
No se solo dotazione; sì se dotato di agenti di monitoraggio attività |
Registro accessi informatici |
Dipende |
Per sicurezza pura può non bastare; se usato per controllo individuale o provvedimenti, attenzione |
Sistemi AI generativa o AI interna che valutano produttività, qualità o conformità del lavoro |
Sì, se incidono su decisioni/valutazioni |
Sistema automatizzato di valutazione o supporto decisionale |
Nel 2026 la gestione documentale del rapporto di lavoro rappresenta quindi uno dei principali terreni su cui si misura l’effettiva compliance aziendale. Il consulente del lavoro è chiamato sempre più spesso a svolgere un ruolo strategico di coordinamento normativo e organizzativo, garantendo non soltanto la correttezza formale degli adempimenti, ma anche la capacità dell’azienda di dimostrare nel tempo la regolarità dell’intero sistema informativo verso il lavoratore.