Dal 16 settembre 2026 il FIR digitale diventa obbligatorio per tutti gli operatori iscritti al RENTRI. Si chiude infatti il periodo transitorio durante il quale il produttore o detentore poteva scegliere tra formulario cartaceo e digitale. Dal 15 settembre 2026 tornano inoltre applicabili le sanzioni per la mancata o incompleta trasmissione al RENTRI dei dati contenuti nei formulari.
Ma cosa succede se, proprio durante l’emissione o la gestione del FIR digitale, il sistema funziona male?
A disciplinare questa situazione interviene il Decreto Direttoriale MASE n. 254 del 9 settembre 2026, che introduce specifiche procedure di emergenza per i casi di degrado temporaneo dei servizi RENTRI. Si tratta delle situazioni nelle quali il sistema non è completamente indisponibile, ma una o più funzionalità risultano limitate o non operative al punto da impedire la prosecuzione dell’attività.
Quando è possibile utilizzare il cartaceo
Il semplice rallentamento del portale non è sufficiente. Il malfunzionamento deve impedire concretamente di proseguire l’operazione e deve risultare dalle evidenze generate dal sistema, come i codici di risposta restituiti dalle API oppure i messaggi di errore visualizzati sul portale RENTRI o sull’app dedicata. Screenshot e ticket di assistenza possono essere conservati come documentazione ulteriore.
In presenza di queste condizioni, il decreto permette eccezionalmente di proseguire utilizzando il supporto cartaceo. La procedura cambia a seconda del momento in cui si verifica il problema.
| Chi riscontra il problema | Cosa può fare |
| Produttore/detentore | Se non riesce a emettere o firmare il FIR digitale, può utilizzare un FIR cartaceo vidimato |
| Trasportatore | Se il problema si verifica durante il trasporto, può aggiornare e sottoscrivere manualmente la stampa del FIR digitale |
| Destinatario | Se il malfunzionamento emerge in fase di accettazione, può completare sulla stampa del FIR i dati di propria competenza e sottoscriverli |
Il passaggio al cartaceo non riguarda genericamente tutta l’attività dell’impresa, ma il singolo FIR interessato dal malfunzionamento. Una volta attivata la procedura di emergenza, quel formulario continua ad essere gestito secondo il regime cartaceo fino alla chiusura del proprio ciclo, anche se nel frattempo il servizio RENTRI torna pienamente operativo.
Obbligatoria la dichiarazione via PEC
La possibilità di utilizzare la procedura di emergenza comporta un preciso onere documentale.
L’operatore deve compilare la dichiarazione prevista nell’Appendice all’Allegato 1 del Decreto n. 254/2026 e trasmetterla tramite PEC entro il primo giorno lavorativo successivo alla cessazione del degrado temporaneo.
La dichiarazione deve indicare, tra l’altro:
- data e ora di inizio e fine del malfunzionamento;
- FIR interessati;
- funzionalità che non è stato possibile utilizzare;
- evidenza dell’errore restituito dal sistema;
- misure di emergenza concretamente adottate.
La documentazione deve essere conservata perché potrà essere successivamente verificata dagli organi di controllo.
Attenzione alla comunicazione del cambio di formato
Quando un FIR nato digitale viene successivamente gestito in cartaceo, il trasportatore deve comunicare al produttore o detentore il cambio di formato, utilizzando i servizi messi a disposizione dal RENTRI. La comunicazione va effettuata dopo la cessazione del disservizio e comunque tempestivamente. Per questa finalità il RENTRI ha già reso disponibile un’apposita funzione nell’Area Operatori e tramite interoperabilità API.
Cosa devono fare subito le imprese
La nuova disciplina rende opportuno predisporre una vera e propria procedura aziendale di emergenza. In particolare è consigliabile:
- mantenere una scorta adeguata di FIR cartacei bianchi vidimati;
- assicurarsi che la stampa del FIR digitale accompagni il trasporto;
- conservare immediatamente i codici di errore o i messaggi restituiti dal RENTRI;
- individuare chi deve gestire e inviare la dichiarazione via PEC;
- registrare con precisione l’ora di inizio e di cessazione del problema;
- conservare insieme FIR, evidenze informatiche e dichiarazione trasmessa.
Il punto centrale è quindi questo: dal 16 settembre 2026 il cartaceo non rappresenta più un’alternativa liberamente utilizzabile al FIR digitale, ma rimane possibile nei casi di emergenza espressamente disciplinati. Per utilizzarlo correttamente occorre però essere in grado di documentare il malfunzionamento e rispettare gli adempimenti previsti dal Decreto n. 254/2026.
Documenti ufficiali
Decreto Direttoriale n. 254 del 9 settembre 2026 e Allegato 1 – Portale ufficiale RENTRI
Comunicato RENTRI del 10 settembre 2026 sul Decreto n. 254/2026
Decreto Direttoriale n. 25 del 5 febbraio 2026 – indisponibilità dei servizi RENTRI
RENTRI – FIR cartaceo utilizzabile in alternativa fino al 15 settembre 2026