Il provvedimento n. 138/2017 del Garante privacy costituisce occasione per rammentare quali sono gli adempimenti, a carico dell’azienda, per l’installazione di sistemi di geolocalizzazione ai veicoli aziendali, nel caso in cui gli strumenti installati no possano essere considerati strumenti indispensabili e imprescindibili per lo svolgimento del rapporto di lavoro.
Il primo adempimento cui è tenuto il datore di lavoro è la ricerca dell’accordo con la Rsa/Rsu o, in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse Province della stessa Regione ovvero in più Regioni, tale accordo può essere cercato con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale (si rammenta che la ricerca dell’accordo con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale è solo una possibilità a disposizione dell’azienda e non già un obbligo).
In mancanza di accordo (o perché non esiste in azienda la Rsa/Rsu o perché l’accordo, benché cercato, non sia stato raggiunto) occorre presentare una richiesta di autorizzazione della sede territoriale dell’Ispettorato nazionale del lavoro.
Il passo successivo è la nomina degli incaricati del trattamento interni all’azienda, che possono accedere alle informazioni raccolte, nonché la designazione, quali responsabili esterni del trattamento, degli operatori economici che forniscono i servizi di localizzazione del veicolo e di trasmissione della posizione del medesimo, dando loro le istruzioni necessarie su tipologie dei dati da trattare, modalità e tempi di conservazione.
Occorre, poi:
- fornire ai dipendenti della società, coinvolti dai trattamenti, un’informativa comprensiva di tutti gli elementi contenuti nell’articolo 13, D.Lgs. 196/2003 (tipologia di dati, finalità e modalità del trattamento, compresi i tempi di conservazione), anche in conformità al principio di correttezza in base al quale il titolare è tenuto a rendere chiaramente riconoscibili agli interessati i trattamenti che intende effettuare;
- adottare le misure di sicurezza previste dagli articoli 31 ss., Codice privacy, al fine di preservare l’integrità dei dati trattati e prevenire l’accesso agli stessi da parte di soggetti non autorizzati.
- Dopodiché è obbligatorio effettuare la notifica al Garante del trattamento dei dati di geolocalizzazione, ai sensi dell’articolo 37, comma 1, lettera a), D.Lgs. 196/2003, La notificazione al Garante va accompagnata dal pagamento dei diritti di segreteria, il cui importo è fissato in 150 euro.
- Infine, qualora si vogliano utilizzare i dati lecitamente raccolti per sanzionare disciplinarmente i dipendenti, ai sensi dell’ultimo comma dell’articolo 4 St. Lav., occorre predisporre un disciplinare interno in cui indicare in modo chiaro e particolareggiato, l’utilizzo corretto dei veicoli aziendali messi a disposizione dei lavoratori e se, in che misura e con quali modalità verranno effettuati controlli, anche se giustificati da esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale.