La Circolare n. 15/E/2025 dell’Agenzia delle Entrate interviene su un tema molto concreto: come rimborsare correttamente le spese sostenute dai lavoratori in trasferta, evitando effetti fiscali e contributivi indesiderati.
Il quadro normativo del 2025 è stato tutt’altro che lineare: prima nuove regole, poi chiarimenti, infine una parziale marcia indietro del legislatore. Facciamo quindi ordine.
Le novità normative da cui parte tutto
Nel 2025 entrano in gioco tre interventi normativi che modificano sensibilmente la disciplina dei rimborsi spese
| Norma | Cosa cambia in concreto |
| D.Lgs. n. 192/2024 (Decreto IRPEF) | Per le trasferte nel territorio comunale, i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto non sono imponibili se comprovati e documentati dal lavoratore, senza più l’obbligo del documento del vettore |
| Legge n. 207/2024 (Legge di bilancio 2025) | Introduce il principio generale della tracciabilità dei pagamenti delle spese di trasferta, ai fini della non imponibilità dei rimborsi |
| D.L. n. 84/2025 (Decreto fiscale) | Riduce l’ambito della tracciabilità obbligatoria alle sole spese sostenute in Italia, con effetto retroattivo dal 1° gennaio 2025 |
| Circolare n. 15/E/2025 dell’Agenzia delle Entrate | Da chiarimenti su tracciabilità e spese di viaggio all’interno del comune |
I tre regimi di rimborso: come funzionano davvero
L’Agenzia delle Entrate conferma la distinzione tradizionale tra rimborso forfetario, analitico e misto. La scelta è libera, ma deve restare la stessa per tutta la durata della trasferta.
1️⃣ Rimborso forfetario
| Caratteristica | Regola |
| Come funziona | Si riconosce un importo fisso giornaliero che comprende (vitto e alloggio) |
| Documentazione | Non richiesta |
| Effetti fiscali | Non imponibile entro i limiti di legge € 46,48 GIORNO |
| Tracciabilità | Rileva solo per eventuali spese rimborsate a parte (ma saranno soggette a contrbuiti ed IRPEF) |
| Spese di viaggio e trasporto* | Rimborso non imponibile se documentato dal lavoratore |
È il sistema più semplice, ma anche il meno flessibile.
2️⃣ Rimborso analitico (a piè di lista)
| Caratteristica | Regola |
| Come funziona | Si rimborsano le spese effettivamente sostenute |
| Documentazione | Sempre necessaria |
| Effetti fiscali | Non imponibile se rispettate le regole |
| Tracciabilità | Obbligatoria per le spese sostenute in Italia |
| Spese di viaggio e trasporto* | Rimborso non imponibile se documentato dal lavoratore |
| Spese varie esenti (15,49 €) | Importo forfettario senza giustificativi per: telefono – lavanderia – mance – spese varie – piccole spese accessorie |
È il regime più utilizzato, ma anche quello che richiede maggiore attenzione operativa.
3️⃣ Rimborso misto
| Caratteristica | Regola |
| Come funziona | Parte a forfait + parte analitica (1/3 o 2/3 di € 46,48 giorno) |
| Documentazione | Necessaria per la parte analitica |
| Effetti fiscali | Non imponibile se correttamente gestito |
| Tracciabilità | Vale per le spese analitiche in Italia |
| Spese di viaggio e trasporto* | Rimborso non imponibile se documentato dal lavoratore |
È un compromesso frequente nelle trasferte di più giorni.
*Una delle novità più apprezzabili riguarda le trasferte all’interno del Comune sede di lavoro che si comportano come chiarito dalla circolare 15/E del 2025 alla stregua di quelle fatte fuori dal territorio comunale.
| Spesa | Trattamento fiscale |
| Viaggi e trasporti | Rimborso non imponibile se documentato dal lavoratore |
| Uso mezzo proprio | Indennità chilometrica non imponibile se calcolata con tabelle ACI |
| Documento del vettore | Non più necessario |
Questo riduce notevolmente gli oneri probatori per lavoratori e aziende.
Spese di viaggio: chiarimenti utili
La circolare chiarisce alcuni casi pratici molto frequenti.
| Spesa | Trattamento |
| Pedaggi autostradali | Assimilati alle spese di viaggio, non imponibili se documentati |
| Parcheggi | Non imponibili se il documento identifica chiaramente veicolo e sosta |
| Treni, aerei, autobus, navi | Pagamento libero, senza obbligo di tracciabilità |
| Rimborso chilometrico | Escluso dall’obbligo di tracciabilità |
Tracciabilità dei pagamenti: quando serve davvero
La Legge di bilancio 2025 aveva inizialmente imposto la tracciabilità per tutte le spese e tutte le trasferte. Il Decreto fiscale di giugno 2025 ha però ridimensionato la portata della norma.
Oggi la situazione è questa:
| Tipo di trasferta | Tracciabilità obbligatoria (casi 2 e 3) | Tracciabilità obbligatoria (caso 1) |
| Trasferta in Italia | Sì Taxi, NCC e per vitto, alloggio | No vitto, alloggio, Sì taxi, NCC, |
| Trasferta all’estero | No | No |
| Mezzi pubblici di linea | No | No |
| Rimborso chilometrico | No | No |
| Imposta di soggiorno | Sì, assimilata alle spese di alloggio | Non prevista |
La precisazione sull’imposta di soggiorno è particolarmente rilevante, perché spesso trascurata nella prassi.
Un capitolo a parte merita l’aspetto del trasfertista. (art. 51 comma 6 TUIR)
Esiste un 4 metodo di trattamento dei rimborsi ai lavoratori in caso di trasferta ded è quella del trasfertista.
Nel linguaggio comune il trasfertista è chi “va spesso in trasferta”.
Nel diritto del lavoro e della previdenza, invece, il trasfertista è una figura ben precisa, disciplinata dall’art. 51, comma 6, del TUIR e dalla prassi INPS.
Non è trasfertista chi va occasionalmente in trasferta, ma chi ha la trasferta come modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa.
Per parlare correttamente di trasfertista devono essere presenti tutte e tre le seguenti condizioni.
1️⃣ Mancanza di una sede di lavoro fissa
| Requisito | Cosa significa |
| Assenza di sede abituale | Il lavoratore non ha un luogo di lavoro stabilmente individuato |
| Indicazione nel contratto | Il contratto di lavoro prevede attività “presso cantieri/clienti/luoghi vari” quasi sempre diversa dalla sede di lasvoro |
| Effetto pratico | Ogni luogo di lavoro è “ordinario”, non eccezionale |
Se il contratto indica una sede fissa (ufficio, stabilimento, filiale), non siamo davanti a un trasfertista.
2️⃣ Svolgimento abituale dell’attività in luoghi variabili
| Requisito | Cosa significa |
| Mobilità strutturale | Il lavoratore opera continuamente in luoghi diversi |
| Non episodicità | Gli spostamenti non sono occasionali |
| Tipologie tipiche | Tecnici, montatori, edili, manutentori, ispettori, commerciali ecc |
La trasferta non è un’eccezione, ma la regola del rapporto di lavoro.
3️⃣ Indennità di trasferta corrisposta in misura fissa e continuativa
| Requisito | Cosa significa |
| Importo predeterminato | Qualsiasi somma fissa stabilita dal contratto di assunzione o accordo, purchè proporzionata alle presunte trasferte (vitto/alloggio) |
| Continuità | Erogata regolarmente, anche senza singola giustificazione tutti imesi |
| Funzione | Compensare il disagio della mobilità |
| Documentazione | Non richiesta |
| Spese di viaggio e trasporto* | Rimborso non imponibile se documentato dal lavoratore |
Se l’importo varia in base alla singola trasferta o alle spese effettive, non si è nel regime del trasfertista.
Per il trasfertista in senso tecnico (art. 51, comma 6, TUIR), il legislatore ha costruito un regime speciale, diverso sia dalla trasferta ordinaria sia dal lavoro in sede fissa.
La regola base è questa:
- L’indennità di trsfertismo spettante al trasfertista concorrono al reddito (e alla base contributiva) LIMITATAMENTE AL 50% del loro ammontare
In conclusione
Dopo mesi di incertezze, il quadro dei rimborsi spese nel 2025 è finalmente più leggibile. Restano centrali tre concetti chiave: documentazione, coerenza nella scelta del regime e attenzione alla tracciabilità delle spese sostenute in Italia.
Una gestione ordinata delle trasferte non è solo una questione fiscale, ma anche di corretta amministrazione del rapporto di lavoro.