La Circolare n. 15/E/2025 dell’Agenzia delle Entrate interviene su un tema molto concreto: come rimborsare correttamente le spese sostenute dai lavoratori in trasferta, evitando effetti fiscali e contributivi indesiderati.
Il quadro normativo del 2025 è stato tutt’altro che lineare: prima nuove regole, poi chiarimenti, infine una parziale marcia indietro del legislatore. Facciamo quindi ordine.
Le novità normative da cui parte tutto
Nel 2025 entrano in gioco tre interventi normativi che modificano sensibilmente la disciplina dei rimborsi spese
| Norma | Cosa cambia in concreto |
| D.Lgs. n. 192/2024 (Decreto IRPEF) | Per le trasferte nel territorio comunale, i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto non sono imponibili se comprovati e documentati dal lavoratore, senza più l’obbligo del documento del vettore |
| Legge n. 207/2024 (Legge di bilancio 2025) | Introduce il principio generale della tracciabilità dei pagamenti delle spese di trasferta, ai fini della non imponibilità dei rimborsi |
| D.L. n. 84/2025 (Decreto fiscale) | Riduce l’ambito della tracciabilità obbligatoria alle sole spese sostenute in Italia, con effetto retroattivo dal 1° gennaio 2025 |
| Circolare n. 15/E/2025 dell’Agenzia delle Entrate | Da chiarimenti su tracciabilità e spese di viaggio all’interno del comune |
I tre regimi di rimborso: come funzionano davvero
L’Agenzia delle Entrate conferma la distinzione tradizionale tra rimborso forfetario, analitico e misto. La scelta è libera, ma deve restare la stessa per tutta la durata della trasferta.
1 Rimborso forfetario
| Caratteristica | Regola |
| Come funziona | Si riconosce un importo fisso giornaliero che comprende (vitto e alloggio) |
| Documentazione | Non richiesta |
| Effetti fiscali | Non imponibile entro i limiti di legge € 46,48 GIORNO |
| Tracciabilità | Rileva solo per eventuali spese rimborsate a parte (ma saranno soggette a contrbuiti ed IRPEF) |
| Spese di viaggio e trasporto* | Rimborso non imponibile se documentato dal lavoratore |
È il sistema più semplice, ma anche il meno flessibile.
2 Rimborso analitico (a piè di lista)
| Caratteristica | Regola |
| Come funziona | Si rimborsano le spese effettivamente sostenute |
| Documentazione | Sempre necessaria |
| Effetti fiscali | Non imponibile se rispettate le regole |
| Tracciabilità | Obbligatoria per le spese sostenute in Italia |
| Spese di viaggio e trasporto* | Rimborso non imponibile se documentato dal lavoratore |
| Spese varie esenti (15,49 €) | Importo forfettario senza giustificativi per: telefono – lavanderia – mance – spese varie – piccole spese accessorie |
È il regime più utilizzato, ma anche quello che richiede maggiore attenzione operativa.
3 Rimborso misto
| Caratteristica | Regola |
| Come funziona | Parte a forfait + parte analitica (1/3 o 2/3 di € 46,48 giorno) |
| Documentazione | Necessaria per la parte analitica |
| Effetti fiscali | Non imponibile se correttamente gestito |
| Tracciabilità | Vale per le spese analitiche in Italia |
| Spese di viaggio e trasporto* | Rimborso non imponibile se documentato dal lavoratore |
È un compromesso frequente nelle trasferte di più giorni.
Le spese di viaggio per trasferte all’interno del comune
*Una delle novità più apprezzabili riguarda le trasferte all’interno del Comune sede di lavoro che si comportano come chiarito dalla circolare 15/E del 2025, alla stregua di quelle fatte fuori dal territorio comunale.
| Spesa trasporto nel comune | Trattamento fiscale |
| Biglietti Viaggi e Trasporti | Rimborso non imponibile se documentate |
| Taxi e NCC, Uber | Rimborso non imponibile se tracciato e documentato |
| Uso mezzo proprio | Indennità chilometrica non imponibile se giustificata e calcolata con tabelle ACI |
| Pedaggi autostradali (es. tangenziali) | Rimborso non imponibile se documentate |
| Parcheggi | Rimborso non imponibile se il documento identifica chiaramente veicolo e sosta |
| Aerei, navi, autobus non di linea | Rimborso non imponibile se documentate |
| Autobus, tram, metropolitane e treni, | Rimborso non imponibile se documentate |
| Rimborso chilometrico | Escluso dall’obbligo di tracciabilità |
Tracciabilità dei pagamenti: quando serve davvero
La Legge di bilancio 2025 aveva inizialmente imposto la tracciabilità per tutte le spese e tutte le trasferte. Il Decreto fiscale di giugno 2025 ha però ridimensionato la portata della norma.
Oggi la situazione è questa:
| Tipo di trasferta | Tracciabilità obbligatoria (casi 2 e 3 ) | Tracciabilità obbligatoria (caso 1) |
| Trasferta in Italia e estero: | ||
| Taxi, NCC, Uber | Sì sempre | Sì sempre |
| Vitto e alloggio | Sì sempre | No |
| Mezzi pubblici di linea | No | No |
| Rimborso chilometrico | No | No |
| Treni – Aerei – Navi | No | No |
| Imposta di soggiorno | Sì, assimilata alle spese di alloggio | Non prevista |
La precisazione sull’imposta di soggiorno è particolarmente rilevante, perché spesso trascurata nella prassi.
MEMO : In caso di trasferta all’interno del comune, non essendo previsti trattamenti specifici per il vitto, i buoni pasto possono essere erogati e non sospesi, in caso di trasferta fuori dal comune DEVONO essere sospesi, sia nel caso 1, 2, 3 e 4
Il Trasfertista
Un capitolo a parte merita l’aspetto del trasfertista. (art. 51 comma 6 TUIR)
Esiste un quarto metodo di trattamento dei rimborsi ai lavoratori in caso di trasferta ed è quella del trasfertista.
Nel linguaggio comune il trasfertista è chi “va spesso in trasferta”.
Nel diritto del lavoro e della previdenza, invece, il trasfertista è una figura ben precisa, disciplinata dall’art. 51, comma 6, del TUIR e dalla prassi INPS.
Non è trasfertista chi va occasionalmente in trasferta, ma chi ha la trasferta come modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa.
Per parlare correttamente di trasfertista devono essere presenti tutte e tre le seguenti condizioni:
A Mancanza di una sede di lavoro fissa
| Requisito | Cosa significa |
| Assenza di sede abituale | Il lavoratore non ha un luogo di lavoro stabilmente individuato |
| Indicazione nel contratto | Il contratto di lavoro prevede attività “presso cantieri/clienti/luoghi vari” quasi sempre diversa dalla sede di lasvoro |
| Effetto pratico | Ogni luogo di lavoro è “ordinario”, non eccezionale |
Se il contratto indica una sede fissa (ufficio, stabilimento, filiale), non siamo davanti a un trasfertista.
B Svolgimento abituale dell’attività in luoghi variabili
| Requisito | Cosa significa |
| Mobilità strutturale | Il lavoratore opera continuamente in luoghi diversi |
| Non episodicità | Gli spostamenti non sono occasionali |
| Tipologie tipiche | Tecnici, montatori, edili, manutentori, ispettori, commerciali ecc |
La trasferta non è un’eccezione, ma la regola del rapporto di lavoro.
l Indennità di trasferta è corrisposta in misura fissa e continuativa
| Requisito | Cosa significa |
| Importo predeterminato | Qualsiasi somma fissa stabilita dal contratto di assunzione o accordo, purché proporzionata alle presunte trasferte (vitto/alloggio) |
| Continuità | Erogata regolarmente, senza singola giustificazione tutti i mesi |
| Funzione | Compensare il disagio della mobilità e risarcire le spese |
| Documentazione | Non richiesta |
| Spese di viaggio e trasporto* | Rimborso non imponibile se documentato dal lavoratore |
Se l’importo varia in base alla singola trasferta o alle spese effettive, non si è nel regime del trasfertista.
Per il trasfertista in senso tecnico (art. 51, comma 6, TUIR), il legislatore ha costruito un regime speciale, diverso sia dalla trasferta ordinaria sia dal lavoro in sede fissa.
La regola base è questa: L’indennità di trasfertismo spettante al trasfertista concorre al reddito (e alla base contributiva) LIMITATAMENTE AL 50% del loro ammontare.
Dopo mesi di incertezze, il quadro dei rimborsi spese nel 2025/2026 è finalmente più leggibile. Restano centrali tre concetti chiave: documentazione, coerenza nella scelta del regime e attenzione alla tracciabilità delle spese sostenute in Italia.
Una gestione ordinata delle trasferte non è solo una questione fiscale, ma anche di corretta amministrazione del rapporto di lavoro.
Tabella riepilogativa
| Tipo di spesa | Tracciabilità del pagamento | Documentazione obbligatoria | Note operative |
| Vitto (ristoranti, bar, pasti) – Italia | SÌ | SÌ (fattura o documento commerciale) | Se pagato in contanti → il rimborso concorre a reddito |
| Vitto (ristoranti, bar, pasti) – Estero | NO | SÌ (documento estero equivalente) | Ammessi strumenti di pagamento esteri |
| Alloggio (hotel, B&B, residence) – Italia | SÌ | SÌ | |
| Alloggio (hotel, B&B, residence) – Estero | NO | SÌ | Anche documento estero |
| Taxi – Italia | SÌ | SÌ | Taxi e autoservizi pubblici non di linea |
| Taxi – Estero | NO | SÌ | Inclusi taxi esteri e servizi equivalenti |
| NCC / servizi con conducente – Italia | SÌ | SÌ | Sempre considerati “servizi di mobilità” |
| NCC / servizi con conducente – Estero | NO | SÌ | Sempre considerati “servizi di mobilità” |
| Car sharing / ride sharing (Italia) | SÌ | SÌ | Inclusi servizi tramite app |
| Car sharing / ride sharing (estero) | NO | SÌ | Inclusi servizi tramite app |
| Trasporto pubblico di linea: treno/nave (Italia-Estero) | NO | SÌ (biglietto) | Escluso dall’obbligo di tracciabilità |
| Trasporto pubblico di linea: aereo (Italia-Estero) | NO | SÌ (biglietto / carta d’imbarco) | Anche per voli esteri |
| Trasporto pubblico di linea: autobus, pullman (Italia-Estero) | NO | SÌ | Anche se pagato in contanti |
| Trasporto pubblico di linea: tram, metro, metropolitana (Italia-Estero) | NO | SÌ | Biglietto o abbonamento |
| Rimborso chilometrico (auto propria) (Italia-Estero) | NO | SÌ (prospetto missione, km, criterio ACI) | Non è un servizio acquistato |
| Indennità chilometrica forfetaria (Italia-Estero) | NO | SÌ | |
| Carburante rimborsato a piè di lista (Italia-Estero) | SÌ | SÌ | Se rimborsato analiticamente |
| Pedaggi autostradali (Italia-Estero) | NO | SÌ | Telepass o ricevuta |
| Parcheggi (Italia-Estero) | NO | SÌ | Anche se pagati in contanti |
| Imposta di soggiorno (Italia-Estero) | Sì | SÌ | È un tributo, non un servizio |
| Spese di trasferta vitto/alloggio forfetarie (Italia-Estero) | NO | NO | Nei limiti dell’art. 51 TUIR diversi Italia 46,48 / estero 77,47 |
| Piccole spese accessorie (nei limiti di legge) (Italia-Estero) | NO | SÌ | Limiti diversi Italia 15,49 / estero 25,82 |
| Trasferte nel Comune | Il primo chiarimento riguarda un tema che esula la questione della tracciabilità: si tratta delle trasferte dei dipendenti che avvengono nel territorio comunale.
L’Agenzia delle Entrate commenta una modifica non troppo “pubblicizzata” recata dal D.Lgs. n. 192/2024, riguardante le trasferte dei dipendenti nel territorio comunale. Viene infatti evidenziato che, dal 2025, le «indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate, concorrono a formare il reddito». Questa nuova formulazione prevede che non sia da tassare in capo al dipendente, oltre al rimborso dei biglietti di trasporto di un vettore pubblico (ad esempio i biglietti della metropolitana o la ricevuta del taxi), anche l’eventuale rimborso per l’utilizzo dell’auto propria, calcolato sulla base delle tariffe ACI. In precedenza, il rimborso chilometrico erogato al dipendente per le trasferte nel Comune doveva essere tassato in capo al dipendente stesso. |
| Pedaggi e parcheggi | L’Agenzia delle Entrate si esprime poi su un tema controverso, oggetto in passato di divergenti interpretazioni proprio dell’Amministrazione finanziaria.
Non concorrono a formare il reddito, in quanto spese di viaggio, i rimborsi delle spese di pedaggio debitamente documentate, sostenute in occasione delle trasferte, sia all’interno sia al di fuori del territorio comunale. Analogamente, non concorrono alla determinazione del reddito, in quanto spese di viaggio, i rimborsi delle spese di parcheggio comprovate da documenti giustificativi che identifichino in modo certo e univoco il veicolo e la sosta. |
| Obbligo di tracciabilità | Considerando la formulazione della disposizione che impone l’obbligo di pagamento tracciato, l’Agenzia delle Entrate ritiene che la condizione di tracciabilità delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, mediante taxi e NCC, richiesta ai fini della non concorrenza al reddito delle indennità e dei rimborsi erogati al dipendente, debba sussistere sia con riferimento alle trasferte o missioni all’interno del Comune, sia con riferimento a quelle effettuate fuori dal territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro.
Si ricorda comunque che i rimborsi per le spese di vitto e alloggio nel Comune sono tassati in capo al dipendente (indipendentemente dalle modalità di pagamento), mentre vengono esentati (se adeguatamente documentati e tracciati) i rimborsi per le spese di viaggio (taxi e NCC). |
| Imposta di soggiorno | Rientra nell’obbligo di pagamento tracciato anche il rimborso erogato al dipendente per il pagamento dell’imposta di soggiorno in occasione di un pernotto nell’ambito di una trasferta, in quanto spesa connessa a quella di alloggio. |
| Spese di viaggio non soggette a obbligo di pagamento tracciato | L’Agenzia delle Entrate precisa che i rimborsi delle spese per viaggi e trasporti diversi da quelli effettuati mediante taxi e NCC (quali, ad esempio, biglietti per trasporto di linea mediante autobus, treni, aerei, navi) non rientrano nella nuova previsione normativa, e quindi non richiedono il pagamento tracciato.
Analogamente, non vi sono obblighi neppure per il pagamento dei rimborsi effettuati sotto forma di indennità chilometrica, i quali sono volti a ristorare i costi sostenuti e imputabili all’utilizzo del mezzo proprio, durante la trasferta. |
| Modalità di pagamento | Si considera tracciato il pagamento con versamento bancario o postale, nonché gli altri strumenti previsti dall’art. 23, D.Lgs. n. 241/1997.
Si tratta, in particolare, degli strumenti che garantiscono la tracciabilità e l’identificazione dell’autore del pagamento al fine di facilitare gli eventuali controlli da parte dell’Amministrazione finanziaria. A titolo esemplificativo, l’utilizzo di un mezzo di pagamento tracciabile può essere dimostrato mediante prova della transazione (ovvero tramite ricevuta della carta di debito o della carta di credito, copia del bollettino postale, MAV, copia dei pagamenti con PagoPA, estratto conto, ecc.). L’estratto conto, in particolare, costituisce una possibile prova del sistema di pagamento tracciabile, opzionale, residuale e non aggiuntiva, che il soggetto che sostiene la spesa può utilizzare nel caso non abbia disponibili altre prove dell’utilizzo di sistemi di pagamento tracciabile. Sono ammessi anche i pagamenti tramite smartphone. |
| Trasferte all’estero | Il D.L. n. 84/2025 ha limitato l’obbligo di pagamento tracciato alle sole trasferte avvenute nel territorio dello Stato.
Per effetto di tale intervento normativo, ai fini della non concorrenza alla formazione del reddito dei rimborsi per le spese sostenute all’estero in occasione delle trasferte non è, quindi, richiesta l’ulteriore condizione dell’utilizzo di mezzi di pagamento tracciabile. |