In riferimento al precedente articolo (Contratto di assunzione e decreto trasparenza – quali informazioni devono essere indicate) e agli obblighi in caso di assunzione della documentazione da fornire al lavoratore anche alla luce del decreto trasparenza, qui di seguito si delinea le modalità di consegna al lavoratore dei documenti citati.
Sulla base dell’interpello del Ministero del Lavoro n. 2 del 30 settembre 2026 e dell’approfondimento della Fondazione Studi del 5 novembre 2026, occorre distinguere tre situazioni.
- Documenti informativi: basta una consegna documentata. Non occorre necessariamente la firma del lavoratore. Puoi usare carta con ricevuta, PEC, e-mail con prova di ricezione oppure un portale aziendale idoneo.
- Documenti contenenti dichiarazioni o scelte del lavoratore: serve la sottoscrizione. Puoi utilizzare la firma autografa sulla carta, la firma elettronica qualificata o avanzata (FEA).
- Atti con procedure particolari: per contestazioni e licenziamenti occorre provare la ricezione; per dimissioni e accordi in sede protetta restano obbligatorie le rispettive procedure.
Se non è presente una piattaforma informatica, si può continuare a utilizzare i documenti cartacei. Per le informative quando il documento ha contenuto esclusivamente informativo, il datore di lavoro può consegnarlo su carta, tramite PEC, e-mail oppure attraverso una piattaforma aziendale idonea, purché sia in grado di dimostrare l’avvenuta consegna. La firma per ricevuta è una modalità di prova, ma non è obbligatoria in tutti i cas; per i documenti dichiarativi fai firmare il testo. La firma può essere raccolta di persona oppure tramite scambio postale degli originali. La semplice scansione di una firma autografa non dà, da sola, le stesse garanzie di una firma elettronica qualificata o avanzata.
Anche SPID, CIE e OTP meritano attenzione: identificarsi con SPID non equivale a firmare. L’OTP può essere usato per sottoscrivere soltanto quando fa parte di un sistema di firma conforme ai requisiti di legge.
La distinzione da tenere presente è semplice: alcuni documenti devono soltanto essere consegnati, per altri bisogna dimostrare che il lavoratore ne ha preso visione, mentre altri richiedono una vera firma perché il lavoratore sta rendendo una dichiarazione o accettando un accordo.
La seguente tabella tiene conto dell’interpello del Ministero del Lavoro n. 2 del 30 settembre 2026 e dell’approfondimento della Fondazione Studi del 5 novembre 2026.
Tabella generale delle modalità di firma e consegna dei documenti ai lavoratori
| N. | Firma o modalità di consegna | Come funziona concretamente e cosa bisogna conservare |
| 1 | Consegna cartacea con firma per ricevuta | Il documento viene consegnato al lavoratore, che firma una copia oppure una ricevuta con data e identificazione del documento. La Società conserva la copia firmata. La firma prova il ricevimento, non l’accettazione. |
| 2 | Consegna cartacea con firma per ricevuta e presa visione | Il lavoratore riceve il documento e firma una dichiarazione che attesta sia il ricevimento sia la presa visione. La Società conserva la dichiarazione firmata. Non significa che il lavoratore accetti il contenuto. |
| 3 | Consegna tramite PEC | Il documento viene inviato alla casella PEC del lavoratore. Lo studio conserva il messaggio originale, gli allegati e le ricevute di accettazione e avvenuta consegna. Non occorre la firma del lavoratore quando è richiesta soltanto la consegna. |
| 4 | Consegna tramite e-mail ordinaria | Il documento viene inviato all’indirizzo e-mail del lavoratore. Per documentare meglio la ricezione, La Società richiede una risposta espressa, per esempio: “Confermo di aver ricevuto il documento”. Conserva il messaggio inviato e la risposta. Le ricevute automatiche di Outlook sono elementi di prova, ma non equivalgono alla conferma espressa del destinatario. |
| 5 | Consegna tramite portale aziendale | Il lavoratore accede con credenziali personali. Il portale deve permettere di consultare, scaricare e conservare i documenti e registrare la data di messa a disposizione di ciascuno. La Società conserva le registrazioni informatiche. Non occorre una conferma di presa visione. |
| 6 | Consegna tramite portale aziendale con presa visione obbligatoria | Il lavoratore accede al portale e conferma espressamente la presa visione dei documenti. Il sistema registra chi ha confermato, quali documenti e quando. Una conferma può riguardare più documenti, purché siano identificati singolarmente. Non equivale alla sottoscrizione del contenuto. |
| 7 | Consegna tramite raccomandata A/R | La Società spedisce il documento all’indirizzo del lavoratore e conserva copia della comunicazione, ricevuta di spedizione e avviso di ricevimento, oppure le equivalenti prove postali. È particolarmente utile per comunicazioni che richiedono la prova della ricezione. |
| 8 | Sottoscrizione con firma autografa su carta | Il lavoratore firma materialmente il documento. Se è un accordo, firmano entrambe le parti. La Società conserva l’originale sottoscritto. La firma può essere raccolta di persona oppure mediante scambio degli originali cartacei per posta. |
| 9 | Sottoscrizione con firma elettronica qualificata* o firma digitale** | Il lavoratore firma il documento informatico utilizzando un servizio di firma digitale** o firma elettronica qualificata*. La Società conserva il documento firmato e le evidenze necessarie a verificarne firma, integrità e data. Può essere utilizzata anche a distanza. |
| 10 | Sottoscrizione con firma elettronica avanzata (FEA)*** | Il lavoratore firma attraverso un sistema che lo identifica e collega in modo verificabile la sua volontà al documento. Può utilizzare anche un codice OTP, ma soltanto se l’intera procedura rispetta i requisiti della FEA. La Società conserva il documento firmato e le evidenze della procedura. |
| 11 | Sottoscrizione tramite processo informatico conforme all’art. 20, comma 1-bis, CAD**** | Il documento viene formato mediante una procedura informatica che identifica il lavoratore e garantisce sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità inequivoca della dichiarazione al suo autore, nel rispetto delle regole AgID. La Società conserva documento ed evidenze del processo. Il semplice accesso SPID o CIE non basta. |
| 12 | Comunicazione di atti recettizi con prova della ricezione | Per contestazioni disciplinari, sanzioni e licenziamenti si utilizza la consegna a mano con firma per ricevuta, una PEC idonea oppure la raccomandata A/R. La Società conserva la prova della ricezione. La pubblicazione sul portale da sola non basta. |
| 13 | Affissione obbligatoria in azienda | Quando la legge richiede l’affissione, come per il codice disciplinare, il documento deve essere esposto in un luogo accessibile ai lavoratori. L’azienda conserva prova dell’affissione e del periodo di esposizione. La consegna individuale non la sostituisce. |
| 14 | Comunicazione preventiva ai candidati | Le informazioni che devono essere fornite prima dell’assunzione vengono inserite nell’annuncio o comunicate al candidato nei termini previsti. Si conserva copia dell’annuncio o della comunicazione e prova della relativa data. Non occorre una firma di accettazione. |
| 15 | Procedura telematica ministeriale o convalida ITL | Per dimissioni e risoluzioni consensuali soggette alla procedura ministeriale si utilizza il sistema telematico previsto dalla legge. Nei casi di genitorialità che richiedono convalida si segue la procedura presso l’ITL. La Società conserva le ricevute e gli atti pertinenti. |
| 16 | Sottoscrizione in sede protetta | Per conciliazioni e rinunce che richiedono una sede protetta, le parti sottoscrivono l’accordo nelle sedi e con le procedure previste dalla legge, anche con strumenti telematici ove ammessi. Si conserva il verbale sottoscritto. |
| 17 | Consenso privacy elettronico con scelta positiva e tracciata | Quando il consenso è una base giuridica effettivamente valida, il lavoratore può esprimerlo mediante una casella non preselezionata, associata a una finalità specifica e chiaramente descritta. Il sistema deve conservare la scelta, il testo mostrato, l’identità del lavoratore e la data dell’operazione. Deve essere possibile revocare il consenso. |
* La firma elettronica qualificata
Viene generata attraverso un dispositivo sicuro gestito dal prestatore del servizio.
Attenzione: una piattaforma che invia semplicemente un codice OTP non produce necessariamente una firma elettronica qualificata. Deve utilizzare un certificato qualificato e rispettare i requisiti previsti dalla normativa.
Per far firmare contratti di assunzione, moduli TFR3 e dichiarazioni fiscali, si può utilizzare un servizio di firma elettronica qualificata da remoto, anche per lavoratori che non possiedono una firma digitale personale**.
In questo caso la Società acquista il servizio e il lavoratore viene identificato e firma con le modalità previste dal fornitore. Occorre verificare che il servizio consenta effettivamente una firma elettronica qualificata del lavoratore, eventualmente con certificato temporaneo.
elenco dei prestatori di servizi fiduciari qualificati pubblicato da AgID.
** Dispositivo di firma digitale
È uno strumento fisico intestato al lavoratore, per esempio:
- Una chiavetta USB (token di firma digitale).
- Una smart card con relativo lettore.
Il lavoratore inserisce il dispositivo, seleziona il PDF da firmare e digita il proprio PIN. Per utilizzarlo deve avere un certificato qualificato di firma rilasciato da un prestatore autorizzato.
*** firma elettronica avanzata (FEA)
Permette al lavoratore di firmare un documento dal computer o dal cellulare, anche senza possedere una firma digitale personale.
Ha un preciso valore giuridico: quando rispetta i requisiti previsti dalla legge, soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia probatoria prevista dall’articolo 2702 del Codice civile. È disciplinata dal Regolamento europeo eIDAS, dal Codice dell’amministrazione digitale e dal D.P.C.M. 22 febbraio 2013
Chi fornisce questi servizi in Italia?
- Zucchetti: SignBook Permette di raccogliere firme FEA, anche con riconoscimento a distanza e inviti tramite e-mail o SMS. Si può integrare con altri applicativi Zucchetti. – Sito ufficiale SignBook
- Namirial e Sign Any Where: Namirial eSignAnyWhere Software Reviews, Demo & Pricing – 2026 – Consente la firma elettronica avanzata con OTP SMS, oltre ad altre tipologie di firma. È utilizzabile da remoto, anche tramite smartphone. Sito ufficiale Namirial
- InfoCert GoSign: GoSign Pricing 2026 Supporta differenti tipologie di firma. Tra le soluzioni disponibili ci sono la firma elettronica avanzata e la firma grafometrica, effettuata su tablet. Sito ufficiale InfoCert
- Tinexta Infocert: Come i trust services cambiano volto alla pubblica amministrazione | Wired Italia
- Aruba Enterprise: ha soluzioni di FEA con OTP e firma grafometrica, rivolte alle aziende. Soluzioni firma Aruba
- DocuSign eSignature: supporta la firma elettronica avanzata attraverso specifici servizi di verifica dell’identità. Occorre scegliere il piano e la procedura corretti, perché la firma standard non è automaticamente una FEA. Soluzioni DocuSign
**** Sottoscrizione tramite processo informatico conforme all’art. 20, comma 1-bis, CAD
La sottoscrizione tramite processo informatico conforme all’art. 20, comma 1-bis, del Codice dell’amministrazione digitale (CAD) permette al lavoratore di firmare un documento online senza utilizzare una propria firma digitale e senza ricorrere necessariamente alla firma elettronica avanzata (FEA).
Il sistema deve però seguire una procedura precisa, stabilita dall’AgID, che identifica il lavoratore, raccoglie la sua volontà di firmare e garantisce che il documento non venga successivamente modificato.
Se la procedura rispetta tutti i requisiti, il documento soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia probatoria prevista dall’articolo 2702 del Codice civile.
Attenzione alla differenza: se il lavoratore entra semplicemente aziendale con SPID e clicca su “Accetto”, non abbiamo automaticamente un documento sottoscritto ai sensi dell’art. 20. La piattaforma deve gestire l’intero processo previsto dalla normativa.
Tabella operativa: firma e consegna dei documenti di lavoro
Per le informazioni disciplinate dal decreto trasparenza, l’articolo 3 del D.Lgs. 104/2022 richiede di conservare la prova della trasmissione o ricezione per cinque anni dalla conclusione del rapporto di lavoro
| Documento | Firma o modalità di consegna | Altre possibilità ammesse e condizioni |
| Lettera di impegno all’assunzione | Modalità 8, 9, 10 o 11. Sottoscrizione delle parti. | Se è una proposta unilaterale firmata soltanto dal datore, può essere comunicata al lavoratore anche con le modalità 1, 3, 4, 5 o 7. Per la sottoscrizione dell’impegno da entrambe le parti restano le modalità 8-11. |
| Contratto di assunzione | Modalità 8, 9, 10 o 11. Sottoscrizione delle parti. | Le modalità 1-7 possono essere usate per consegnare al lavoratore una copia del contratto già sottoscritto. La semplice consegna non sostituisce la firma quando è richiesta. |
| Scheda riassuntiva CCNL decreto trasparenza | Modalità 1, 2, 3, 4, 5, 6 o 7. Se lo studio vuole raccogliere la firma del lavoratore: 1 o 2, oppure 8, 9, 10 o 11 per la sottoscrizione elettronica della ricevuta. | Sono già comprese tutte le alternative. L’eventuale firma riguarda il ricevimento del documento, senza comportare accettazione delle singole clausole del CCNL. |
| Informativa trasparenza retributiva, D.Lgs. 96/2026, art. 6 (criteri di determinazione della retribuzione) | Modalità 2 o 6 per documentare la presa visione. | Sono ammesse anche le modalità 1, 3, 4, 5 o 7 se è richiesta soltanto la consegna o la messa a disposizione dell’informativa. Le modalità 2 e 6 restano consigliate. |
| Informativa sui criteri di progressione economica, D.Lgs. 96/2026, art. 6, almeno 50 dipendenti | Modalità 2 o 6 per documentare la presa visione. | Sono ammesse anche le modalità 1, 3, 4, 5 o 7 quando è sufficiente rendere accessibili i criteri. La conferma di presa visione è una cautela aggiuntiva. |
| Dichiarazione del lavoratore per detrazioni d’imposta e ritenute | Modalità 8, 9, 10 o 11. Sottoscrizione del lavoratore. | Le modalità 1-7 possono essere utilizzate soltanto per trasmettere il modulo da compilare o una copia già firmata. |
| Modulo TFR3 | Modalità 8, 9, 10 o 11. Sottoscrizione del lavoratore. | Le modalità 1-7 possono essere utilizzate per inviare il modulo da compilare o restituire una copia già sottoscritta. Non sostituiscono la firma sulla scelta. |
| Informativa sulla destinazione del TFR e sulla previdenza complementare dal 1° luglio 2026 | Modalità 1, 2, 3, 4, 5, 6 o 7. | Tutte le modalità sono già comprese. Può essere consegnata insieme agli altri documenti di assunzione con ricevuta riepilogativa che la identifichi. |
| Dichiarazione integrativa sulla destinazione del TFR | Modalità 8, 9, 10 o 11. Sottoscrizione del lavoratore. | Le modalità 1-7 servono soltanto per trasmettere il modulo da compilare o una copia già firmata. |
| Informativa privacy GDPR, Regolamento UE 2016/679 | Modalità 1, 3, 4, 5 o 7. Possibili anche 2 o 6 per documentare la presa visione. | Sono già comprese tutte le modalità 1-7. Per l’informativa non è richiesta una firma di accettazione. L’eventuale consenso a trattamenti ulteriori è un documento distinto. |
| Informativa imposta sostitutiva 5% sui rinnovi contrattuali 2026 con eventuale rinuncia all’imposta sostitutiva 5% | Modalità 8, 9, 10 o 11. Sottoscrizione del lavoratore, quando rende dichiarazioni o esercita la facoltà di rinuncia. | Se il documento viene trasmesso soltanto come informativa, senza dichiarazioni o rinunce, sono ammesse anche le modalità 1, 2, 3, 4, 5, 6 o 7. Se il lavoratore compila la dichiarazione sui redditi o esercita la rinuncia, occorre la sottoscrizione 8-11. |
| Informativa imposta sostitutiva 15% su lavoro notturno, festivo e a turni con eventuale rinuncia all’imposta sostitutiva 15% | Modalità 8, 9, 10 o 11. Sottoscrizione del lavoratore, quando rende dichiarazioni o esercita la facoltà di rinuncia. | Se il documento viene trasmesso soltanto come informativa, senza dichiarazioni o rinunce, sono ammesse anche le modalità 1, 2, 3, 4, 5, 6 o 7. Se il lavoratore compila la dichiarazione sui redditi o esercita la rinuncia, occorre la sottoscrizione 8-11. |
| Trattamento integrativo speciale turismo 2026, richiesta e attestazione del reddito | Modalità 8, 9, 10 o 11. Sottoscrizione del lavoratore. | Le modalità 1-7 possono servire per trasmettere il modello vuoto o una copia già sottoscritta. La richiesta e l’attestazione del reddito devono essere firmate. |
| Informativa geolocalizzazione, telecamere, software sui palmari e Telepass | Modalità 1, 2, 3, 4, 5, 6 o 7. Consigliate 2 o 6 per documentare anche la presa visione. | Tutte le modalità sono già comprese. La presa visione non sostituisce gli eventuali accordi sindacali o le autorizzazioni INL previsti dall’art. 4 della L. 300/1970. |
| Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, art. 47 D.P.R. 445/2000 | Modalità 8, 9, 10 o 11. Serve la sottoscrizione del dichiarante. | Per le dichiarazioni cartacee rese alla Pubblica Amministrazione occorre rispettare anche le regole di identificazione e, nei casi previsti, allegare copia del documento d’identità ai sensi dell’art. 38 del D.P.R. 445/2000. |
| Dichiarazione sostitutiva di certificazione a privati, art. 46 D.P.R. 445/2000 | Modalità 8, 9, 10 o 11. Serve la sottoscrizione del dichiarante. | Occorre verificare le condizioni per utilizzare la dichiarazione sostitutiva nei rapporti tra privati e le modalità di identificazione del dichiarante. |
| Bonus mamme, tre o più figli, legge n. 199/2025, dichiarazione della lavoratrice per l’incentivo all’assunzione | Modalità 8, 9, 10 o 11. Serve la sottoscrizione della lavoratrice sulle dichiarazioni relative ai requisiti. | Le modalità 1-7 possono servire per trasmettere il modello da compilare. La domanda per ottenere l’incentivo è presentata dal datore di lavoro all’INPS. |
| Patto di stabilità | Modalità 8, 9, 10 o 11. Sottoscrizione del datore di lavoro e del lavoratore. | Una proposta non ancora accettata può essere trasmessa con le modalità 1-7. Per la conclusione del patto rimane necessaria la sottoscrizione delle parti. |
| Consenso al trattamento dei dati personali | Modalità 8, 9, 10 o 11, rispettando le disposizioni specifiche. | La modalità 17, consenso elettronico con scelta positiva, specifica e tracciata, ove il consenso sia una base giuridica valida. La sola presa visione con modalità 5 o 6 non equivale a consenso. |
| Patto di non concorrenza | Modalità 8, 9, 10 o 11. Sottoscrizione del datore di lavoro e del lavoratore. | Le modalità 1-7 possono servire soltanto per trasmettere una bozza o una copia già sottoscritta. Per la validità del patto resta necessario rispettare l’art. 2125 c.c. |
| Verbale di assegnazione benefit: auto, PC, telefono, appartamento | Modalità 8, 9, 10 o 11, se contiene condizioni d’uso e obblighi accettati dal lavoratore. Modalità 1 o 2 per la sola attestazione di consegna del bene. | Aggiungere le modalità 3, 4 e 6, a determinate condizioni. Con PEC o e-mail il lavoratore deve confermare espressamente l’effettiva ricezione del bene. Con portale (6) deve confermare specificamente la presa in carico materiale. La modalità 5 da sola prova soltanto la disponibilità del verbale; la 7 è utilizzabile se il bene viene effettivamente spedito e la consegna è documentata. Per accordi sulle condizioni d’uso restano 8-11. |
| Comunicazione di concessione ticket restaurant | Modalità 1, 3, 4, 5 o 7. Possibili anche 2 o 6 per documentare la presa visione. Se contiene un accordo individuale da accettare, modalità 8, 9, 10 o 11. | Tutte le alternative sono già comprese. Le modalità 2 e 6 sono facoltative per documentare la presa visione. |
| Prospetto paga mensile | Modalità 1, 3, 4, 5 o 7. Non serve la firma del lavoratore. | Aggiungere anche 2 e 6 come possibilità facoltative di documentare ricevimento o presa visione. Con e-mail è necessaria una prova adeguata della ricezione; con portale l’accesso effettivo e la possibilità di scaricare il cedolino. |
| Copia UNILAV di assunzione | Modalità 1, 3, 4, 5 o 7. | Aggiungere anche 2 e 6, facoltative, per documentare la presa visione. Devono essere rispettati i termini di consegna quando l’UNILAV viene utilizzato per adempiere agli obblighi informativi all’assunzione. |
| Certificazione Unica | Modalità 1, 3, 4, 5 o 7. | Aggiungere anche 2 e 6 come possibilità facoltative. Con il portale occorre garantire al lavoratore l’effettiva possibilità di accedere, scaricare e conservare la CU. |
| Informativa sui sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati, art. 1-bis, D.Lgs. 152/1997 | Modalità 1, 2, 3, 4, 5, 6 o 7. Consigliate le modalità 2 o 6 per documentare anche la presa visione. | Tutte le modalità sono già comprese. L’informativa deve essere fornita nei tempi previsti dall’art. 1-bis, prima dell’inizio dell’attività nei casi applicabili. |
| Regolamento aziendale, codice etico e policy informatiche | Modalità 1, 2, 3, 4, 5, 6 o 7. Consigliate 2 o 6 per documentare anche la presa visione. | Se il documento contiene un vero accordo individuale, occorrono le modalità 8, 9, 10 o 11. Le disposizioni che rientrano nel codice disciplinare richiedono anche la modalità 13. |
| Codice disciplinare | Modalità 13. Affissione obbligatoria. | Le modalità 1-7 possono essere utilizzate come comunicazione aggiuntiva, ma non sostituiscono l’affissione nei casi previsti dall’art. 7 della L. 300/1970. |
| Informativa sulla salute e sicurezza sul lavoro | Modalità 1, 2, 3, 4, 5, 6 o 7. Consigliate 2 o 6 per documentare anche la presa visione. | Tutte le modalità sono già comprese. Occorre comunque garantire che le informazioni siano comprensibili. La consegna dell’informativa non sostituisce formazione e addestramento quando obbligatori. |
| Attestati di formazione | Modalità 1, 3, 4, 5 o 7. | Aggiungere anche 2 e 6 come possibilità facoltative di documentare la presa visione. La prova dell’effettiva frequenza e del completamento del corso deve essere conservata separatamente. |
| Accordo individuale di lavoro agile | Modalità 8, 9, 10 o 11. Sottoscrizione delle parti. | Le modalità 1-7 possono servire per trasmettere una copia già firmata. Resta obbligatoria la comunicazione telematica ministeriale prevista dalla L. 81/2017. |
| Informativa sui rischi del lavoro agile | Modalità 1, 2, 3, 4, 5, 6 o 7. Consigliate 2 o 6 per documentare anche la presa visione. | Tutte le modalità sono già comprese. L’informativa deve essere consegnata almeno annualmente al lavoratore e al RLS. |
| Dichiarazioni del lavoratore su dati anagrafici, IBAN, familiari e redditi precedenti | Modalità 8, 9, 10 o 11 quando il modulo contiene una dichiarazione da sottoscrivere. | Quando si tratta soltanto di comunicare dati senza una dichiarazione da sottoscrivere, possono essere utilizzate anche le modalità 1-7. Per IBAN e coordinate di pagamento occorrono verifiche adeguate dell’identità del mittente. |
| Patto di prova, contratto a termine, part-time e patto di non concorrenza | Modalità 8, 9, 10 o 11. Sottoscrizione delle parti, nel rispetto dei termini di legge. | Le modalità 1-7 servono per trasmettere bozze o copie già firmate. La sottoscrizione deve rispettare i diversi requisiti di forma e i termini stabiliti per ciascun patto. |
| Comunicazione informativa di variazione delle condizioni di lavoro | Modalità 1, 3, 4, 5 o 7. Possibili anche 2 o 6 per documentare la presa visione. | Se la comunicazione contiene una modifica contrattuale che richiede un accordo tra le parti, occorrono anche le modalità 8, 9, 10 o 11. |
| Proroghe, trasformazioni e modifiche contrattuali concordate che richiedono la forma scritta | Modalità 8, 9, 10 o 11. Sottoscrizione delle parti quando richiesta dalla disciplina applicabile. | Le modalità 1-7 possono servire per trasmettere la copia sottoscritta. Restano distinti gli eventuali obblighi di comunicazione UNILAV. |
| Contestazioni disciplinari e sanzioni | Modalità 12. | La modalità 12 può essere attuata con 1 o 2 mediante consegna a mano, 3 tramite PEC idonea oppure 7 tramite raccomandata A/R. La 4 è valutabile soltanto se esiste prova inequivoca della ricezione e del contenuto. Non bastano ricevute automatiche di lettura o la sola pubblicazione sul portale. |
| Lettera di licenziamento | Modalità 12. | La modalità 12 può essere attuata con 1 o 2 mediante consegna a mano, 3 tramite PEC idonea oppure 7 tramite raccomandata A/R. La 4 è valutabile soltanto se esiste prova inequivoca della ricezione e del contenuto. Non bastano ricevute automatiche di lettura o la sola pubblicazione sul portale. |
| Dimissioni e risoluzioni consensuali soggette alla procedura ministeriale | Modalità 15. | Le modalità 1-11 non sostituiscono la procedura telematica ministeriale nei casi in cui è obbligatoria. Restano ferme le eccezioni previste dalla legge. |
| Convalida dimissioni e risoluzioni consensuali nei casi di genitorialità | Modalità 15. | Le modalità 1-11 non sostituiscono la procedura di convalida presso l’ITL quando richiesta dalla legge. |
| Accordi di conciliazione e rinunce in sede protetta | Modalità 16. | Le modalità 8-11 possono essere utilizzate per la sottoscrizione nell’ambito della procedura protetta, soltanto quando ammesse dalla sede e dalla disciplina applicabile. Non sostituiscono le garanzie della sede protetta. |
| Prospetto di liquidazione TFR e documentazione di fine rapporto | Modalità 1, 3, 4, 5 o 7, l’accesso deve essere garantito per un periodo congruo dopo la cessazione oppure sostituito da un’altra modalità di consegna documentata. | Aggiungere anche 2 e 6 come possibilità facoltative. Se si usa il portale (5), bisogna garantire l’accesso al lavoratore anche dopo la cessazione per 5 anni, oppure adottare un’altra modalità di consegna documentata. |
Regole comuni
Per le modalità 3 e 4, occorre conservare le prove effettive di consegna o ricezione. La ricevuta automatica di Outlook non equivale alla risposta espressa del destinatario.
Per le modalità 5 e 6, il portale deve consentire accesso personale, consultazione e scaricamento dei documenti, oltre alla conservazione delle registrazioni delle operazioni.
Le modalità 8-11 richiedono una sottoscrizione giuridicamente idonea. Le modalità 12-16 devono rispettare le procedure specifiche previste dalla legge.
Quando è prevista la presa visione, la conferma del lavoratore documenta la conoscenza del documento, senza comportare necessariamente accettazione del suo contenuto.