Nel 2026 il rapporto di lavoro è sempre più caratterizzato da obblighi informativi, tracciabilità documentale e controlli sulla correttezza delle comunicazioni rese al lavoratore. Negli ultimi anni il legislatore ha infatti ampliato in modo significativo il numero degli adempimenti che gravano sui datori di lavoro, trasformando la compliance documentale in un elemento centrale anche sotto il profilo ispettivo.
Non si tratta più soltanto di predisporre lettere di assunzione o informative standardizzate. Oggi l’azienda deve dimostrare di avere comunicato tempestivamente contenuti precisi, aggiornati e coerenti con la normativa vigente, conservando prova della consegna e garantendo uniformità tra contratti, comunicazioni obbligatorie, flussi contributivi e documentazione interna.
Tra i principali adempimenti che nel 2026 stanno incidendo sulla gestione del personale vi sono le nuove informative sul lavoro agile, gli obblighi rafforzati in materia di previdenza complementare, l’indicazione del codice alfanumerico CNEL del contratto collettivo applicato e la corretta gestione delle informazioni obbligatorie previste dal cosiddetto Decreto Trasparenza nei contratti di assunzione.
Smart working: informativa sui rischi ora obbligatoria ogni anno
NFORMATIVA SULLA SALUTE E SICUREZZA NEL LAVORO AGILE (SMART WORKING)
La disciplina del lavoro agile continua a evolversi anche sotto il profilo degli obblighi informativi. Con le modifiche introdotte dalla Legge n. 34/2026, entrate in vigore dal 7 aprile 2026, il legislatore ha rafforzato gli obblighi previsti dal D.lgs. n. 81/2008 in materia di salute e sicurezza nel lavoro agile.
La norma impone al datore di lavoro di fornire al lavoratore un’informativa dettagliata sui rischi generali e specifici connessi alla prestazione resa da remoto. L’obbligo riguarda non soltanto la sicurezza fisica, ma anche aspetti organizzativi e tecnologici collegati alla modalità agile di esecuzione della prestazione.
L’informativa deve quindi affrontare temi quali utilizzo degli strumenti informatici, sicurezza dei dati aziendali, diritto alla disconnessione, controlli tecnologici, organizzazione della prestazione, rischi da videoterminale, tecnostress e stress lavoro-correlato.
Il punto centrale della riforma non è però soltanto il contenuto dell’informazione, ma la necessità di dimostrarne l’effettiva consegna al lavoratore. La compliance documentale diventa quindi essenziale anche sotto il profilo probatorio.
Le nuove disposizioni prevedono inoltre specifiche conseguenze sanzionatorie. In caso di mancata consegna dell’informativa, il datore di lavoro o il dirigente delegato può essere soggetto alle sanzioni previste dall’art. 55 del D.lgs. n. 81/2008, come modificato dalla Legge n. 34/2026, con arresto da due a quattro mesi oppure ammenda da 1.708,61 euro a 7.403,96 euro.
Per aziende e studi professionali questo comporta la necessità di aggiornare procedure interne, policy aziendali e sistemi di archiviazione documentale, superando definitivamente la gestione emergenziale del lavoro agile adottata negli anni precedenti.
Previdenza complementare: dal 1° luglio 2026 obblighi informativi più rigorosi
Un secondo fronte di particolare attenzione riguarda la previdenza complementare. La Legge n. 199/2025, ossia la legge di Bilancio 2026, ha introdotto nuove disposizioni operative che rafforzano gli obblighi informativi verso i lavoratori a decorrere dal 1° luglio 2026.
Le novità interessano soprattutto le fasi di assunzione, adesione ai fondi pensione, gestione del silenzio-assenso e variazioni della contribuzione previdenziale complementare.
Il legislatore richiede alle aziende di garantire una maggiore trasparenza nei confronti del lavoratore, imponendo la tracciabilità dell’intero processo informativo. Occorrerà quindi poter dimostrare quando l’informazione è stata resa, con quale modalità è stata trasmessa e quali contenuti sono stati comunicati.
Diventa così fondamentale conservare evidenza documentale delle informative consegnate, delle eventuali scelte effettuate dal lavoratore e delle comunicazioni relative alla gestione della posizione previdenziale.
La novità si inserisce in un contesto in cui gli obblighi informativi in materia di lavoro sono cresciuti in modo significativo, imponendo alle aziende una gestione sempre più strutturata dei flussi documentali.
Per i consulenti del lavoro ciò significa implementare sistemi organizzativi capaci di evitare criticità frequenti come documenti non aggiornati, informative incomplete, versioni differenti dello stesso modello o assenza di prova della consegna.
Codice CNEL del contratto collettivo: obbligo sempre più centrale nei rapporti di lavoro
Negli ultimi anni il legislatore ha progressivamente attribuito maggiore rilevanza al codice alfanumerico unico assegnato dal CNEL ai contratti collettivi nazionali di lavoro.
L’obiettivo è contrastare fenomeni di dumping contrattuale e consentire agli enti ispettivi e previdenziali di identificare con precisione il contratto collettivo effettivamente applicato al lavoratore.
Il codice CNEL è oggi richiesto in numerosi adempimenti amministrativi e contributivi, tra cui comunicazioni obbligatorie di assunzione, flussi UniEmens e ulteriori rapporti con gli enti previdenziali.
La corretta individuazione del codice assume particolare rilevanza anche alla luce delle disposizioni introdotte dal D.L. n. 48/2023, convertito dalla Legge n. 85/2023, che ha valorizzato i contratti collettivi sottoscritti dalle organizzazioni sindacali comparativamente più rappresentative.
Per aziende e consulenti del lavoro diventa quindi fondamentale verificare la coerenza tra CCNL applicato, codice CNEL indicato nelle comunicazioni obbligatorie, contratto individuale di lavoro e flussi contributivi inviati agli enti.
Errori o incoerenze potrebbero infatti determinare anomalie nei controlli automatizzati oppure contestazioni ispettive sulla corretta applicazione del contratto collettivo.
Contratto di assunzione e Decreto Trasparenza: quali informazioni devono essere indicate
Un ulteriore tema centrale riguarda il contenuto del contratto di assunzione e gli obblighi informativi previsti dal cosiddetto Decreto Trasparenza.
La disciplina è contenuta nel D.lgs. n. 104/2022, che ha modificato il D.lgs. n. 152/1997, ampliando in modo significativo le informazioni che il datore di lavoro deve fornire al lavoratore al momento dell’assunzione.
Le nuove regole si applicano ai rapporti instaurati dal 13 agosto 2022 e impongono una gestione molto più dettagliata delle informazioni contrattuali.
Nel contratto di assunzione oppure in documenti separati consegnati al lavoratore devono essere indicati, tra gli altri elementi:
la durata del periodo di prova, l’inquadramento, il livello e la qualifica attribuita, la retribuzione iniziale con i relativi elementi costitutivi, l’orario di lavoro, la programmazione dell’orario normale, gli enti previdenziali destinatari dei contributi, il contratto collettivo applicato e le modalità di utilizzo di eventuali sistemi automatizzati decisionali o di monitoraggio.
Accanto alle nuove informazioni introdotte dal Decreto Trasparenza continuano naturalmente ad applicarsi anche gli obblighi storicamente previsti dalla normativa lavoristica, tra cui quelli relativi alla comunicazione di assunzione, alla consegna del contratto individuale e all’indicazione degli elementi essenziali del rapporto di lavoro.
Il vero problema operativo oggi è coordinare correttamente tutte queste informazioni evitando sovrapposizioni, omissioni o incoerenze documentali.
Per questo motivo il contratto di assunzione non può più essere considerato un semplice modello standard, ma deve diventare uno strumento di compliance coerente con la normativa vigente, con il CCNL applicato, con il sistema informativo aziendale e con gli obblighi documentali richiesti in sede ispettiva.
In effetti su questo argomento ad oggi non esiste più obbligo a predisporre un allegato “descrittivo” con tutti i dati salienti del CCNL, come si era fatto prudenzialmente nella prima fase del Decreto Trasparenza.
Oggi l’obbligo resta, ma deve essere gestito in modo più snello: per alcune informazioni è sufficiente indicare nel contratto il riferimento normativo o il CCNL applicato, purché il CCNL e gli eventuali regolamenti aziendali siano consegnati o messi a disposizione del personale, anche tramite sito web o area documentale aziendale. Questa semplificazione deriva dall’art. 26 del D.L. 4 maggio 2023, n. 48, convertito dalla L. 3 luglio 2023, n. 85, che ha inserito i commi 5-bis e 6-bis nell’art. 1 del D.Lgs. n. 152/1997.
Attenzione però alla novità: dal 1° maggio 2026 il D.L. 30 aprile 2026, n. 62, art. 11, ha aggiunto tra le informazioni obbligatorie anche il codice alfanumerico unico CNEL del CCNL applicato. Lo stesso art. 11 interviene anche sul prospetto paga, imponendo l’indicazione del CCNL applicato identificato tramite codice CNEL. Trattandosi di decreto-legge, va monitorata la conversione.
Ecco gli elementi obbligatori da inserire nel contratto d’assunzione e le modalità :
| Lettera legge | Paragrafo della lettera | Contenuto minimo | |
| a) | Parti | Datore di lavoro e lavoratore | |
| e), f) | Decorrenza e tipologia | Data di inizio, tempo indeterminato/determinato, full-time/part-time, eventuale durata del termine e motivazione sotituz/acasuale/causale /…….. | |
| b), c) | Sede e luogo di lavoro | Sede aziendale, unità produttiva, eventuali luoghi diversi (facoltà trasferente fuori sede italia estero) | |
| d) | Mansione e inquadramento | Mansione, livello, qualifica/categoria, CCNL applicato per esteso con parti stipulanti | |
| h) | Periodo di prova* | Presenza, durata e criterio applicato (art. CCNL), riferimento alla mansione sulla prova | |
| o) | Orario | Ore settimanali, distribuzione, eventuali turni, rinvio a art. CCNL solo per straordinario/maggiorazioni | |
| p) | Per lavoro con orario imprevedibile: variabilità, ore minime garantite, giorni/ore di riferimento, preavviso minimo, termine di annullamento incarico | indicazione specifica (es. intermittenti) | |
| n) | Retribuzione | Elementi retributivi completi dettaglio, mensilità, periodicità e modalità di pagamento (giorno del meseecc……) | |
| l) | Ferie, permessi, congedi | Rinvio all’art. CCNL consegnato al lavoratore | |
| m) | Preavviso | Rinvio all’art. CCNL consegnato al lavoratore | |
| i) | Formazione | Indicazione se prevista extra CCNL e rinvio a art. CCNL/regolamento/piano formativo per il resto | |
| r) | Previdenza, assicurazione e welfare contrattuale | INPS, INAIL + eventuali fondi/enti/casse/assistenza sanitaria….. extracontrattuali + Rinvio all’artt. CCNL consegnato al lavoratore per il resto | |
| q), q-bis) | CCNL | Denominazione completa del CCNL, parti firmatarie,codice CNEL | |
| h), i), l), m), n), o), p), r) | Regolamenti aziendali | Richiamo ai regolamenti consegnati e accettati per ricevuta | |
| s) / art. 1-bis D.lgs. 152/1997 | Sistemi automatizzati** | Solo se esistono: rinvio all’informativa specifica ex art.1-bis – OBBLIGATORIO | |
| art. 1, co. 2 e co. 6 | Ricevuta documenti | Dichiarazione del lavoratore di aver ricevuto copia della lettera, del CCNL applicato e dei regolamenti aziendali e welfare…… | |
| g) | Per somministrazione: identità dell’utilizzatore quando nota | Sì, se applicabile | |
*ATTENZIONE: art. 13 della Legge 13 dicembre 2024, n. 203, il cosiddetto Collegato Lavoro, in vigore dal 12 gennaio 2025. La norma modifica l’art. 7, comma 2, del D.Lgs. n. 104/2022sul periodo di prova nei contratti a termine.
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| Strumento/sistema | Rientra nella lettera s)? | Perché |
| Software che assegna automaticamente turni, mansioni o zone di lavoro | Sì | Incide sull’organizzazione della prestazione senza decisione puramente umana |
| Algoritmo che attribuisce punteggi di produttività, ranking o performance | Sì | Valuta il lavoratore in modo automatizzato |
| Sistema che determina premi, bonus, incentivi o penalizzazioni in base a dati automatici | Sì | Incide su trattamento economico o valutazione |
| Software che decide automaticamente chiamate, incarichi o priorità di assegnazione | Sì | Tipico caso di sistema decisionale automatizzato |
| Piattaforma per rider, driver, delivery, logistica o appalti che assegna consegne/tragitti/turni | Sì | Esempio classico di gestione algoritmica |
| GPS su mezzi aziendali con report su posizione, percorsi, soste, tempi di guida | Sì, se usato per monitorare il lavoratore | Monitora condotta, tempi e presenza del dipendente |
| Telepass aziendale | Dipende | Se serve solo a pagare pedaggi e rendicontare costi, tendenzialmente no lettera s); se invece viene usato per controllare tragitti, orari, spostamenti, soste o coerenza della prestazione, può diventare sistema di monitoraggio |
| Carta carburante con report dettagliati su luogo, ora, importo, targa e chilometraggio | Dipende | Se usata solo per contabilità costi, no; se incrociata per controllare tragitti, orari o comportamento, sì |
| Tachigrafo digitale / cronotachigrafo | Sì, se i dati sono usati per monitoraggio lavorativo | Registra tempi di guida, pause, attività |
| Sistemi di fleet management | Sì, se monitorano veicolo e lavoratore | Posizione, stile di guida, consumi, percorsi, fermate |
| App aziendale che registra check-in/check-out, geolocalizzazione o avanzamento attività | Sì | Monitora presenza, tempi e prestazione |
| Badge presenze ordinario | Di solito no come art. 1-bis, ma resta privacy/controlli | Se registra solo ingresso/uscita per presenze, normalmente è gestione ordinaria; se profilante o con analisi automatizzate, può rientrare |
| Badge evoluto con geolocalizzazione interna, tempi di permanenza per area, report automatici | Sì, probabile | Diventa monitoraggio dettagliato |
| Videosorveglianza | Dipende | Non è automaticamente art. 1-bis, ma se integrata con AI, riconoscimento, alert automatici o analisi comportamentali, sì |
| Telecamere con riconoscimento facciale, conteggio produttività, rilevazione anomalie | Sì | Monitoraggio automatizzato e potenzialmente biometrico |
| Software su PC che registra attività, tempi di utilizzo, siti visitati, screenshot, inattività | Sì | Monitoraggio digitale della prestazione |
| Sistemi DLP/cybersecurity che analizzano accessi, file, e-mail, anomalie | Dipende | Se solo sicurezza informatica può restare fuori; se usato per valutare/controllare lavoratori, sì |
| CRM che misura automaticamente telefonate, appuntamenti, vendite, conversioni e genera ranking | Sì, se usato per valutazione | Incide su performance e controllo |
| Call center software con scoring automatico chiamate, tempi medi, pause, qualità | Sì | Valutazione automatizzata della prestazione |
| Software HR che seleziona candidati con ranking algoritmico | Sì | Incide su assunzione/conferimento incarico |
| Software HR che propone licenziamenti, sanzioni, trasferimenti, avanzamenti o promozioni | Sì | Incide su gestione/cessazione del rapporto |
| Sistemi di controllo qualità con scarti/pezzi prodotti associati al singolo lavoratore | Sì, se usati per valutazione individuale | Monitoraggio della prestazione |
| Palmari, barcodescanner, WMS in magazzino | Dipende, spesso sì | Se tracciano tempi, produttività, errori, percorsi o performance del singolo operatore |
| Sistemi di accesso a cantieri o appalti con rilevazione automatica presenze e attività | Dipende | Sì se monitorano prestazione/tempi/posizione |
| Strumenti biometrici per accesso o rilevazione presenza | Sì, e attenzione privacy | Dati particolari e controllo accessi/presenza |
| Software paghe | Normalmente no | Se serve solo a elaborare cedolini, non è sistema decisionale/monitoraggio del lavoratore |
| Gestionale ferie/permessi | Normalmente no | Se registra richieste e autorizzazioni umane, di norma no; se decide automaticamente autorizzazioni/rigetti, sì |
| E-mail aziendale ordinaria | Normalmente no | Ma se c’è monitoraggio automatico individuale, alert, scoring o report, può rientrare |
| Cellulare aziendale | Dipende | No se semplice strumento di lavoro; sì se geolocalizzato o monitorato in modo sistematico |
| PC aziendale | Dipende | No se solo dotazione; sì se dotato di agenti di monitoraggio attività |
| Registro accessi informatici | Dipende | Per sicurezza pura può non bastare; se usato per controllo individuale o provvedimenti, attenzione |
| Sistemi AI generativa o AI interna che valutano produttività, qualità o conformità del lavoro | Sì, se incidono su decisioni/valutazioni | Sistema automatizzato di valutazione o supporto decisionale |
Di seguito l’eventuale divisione che però non interessa perché già menzionate nella prima tabella.
7 giorni
| Lettera | Informazione | Quando va integrata | Nota pratica |
| h) | Durata del periodo di prova, se previsto | Se nel contratto è indicato solo che esiste il periodo di prova, ma non la durata o il criterio di calcolo | Meglio indicarla sempre direttamente nel contratto, perché non è tra le voci differibili al mese |
| n) | Importo iniziale della retribuzione o compenso, elementi costitutivi, periodo e modalità di pagamento | Se il contratto indica solo livello/CCNL ma non chiarisce retribuzione iniziale, elementi fissi, periodicità o modalità di pagamento | Dopo il Decreto Lavoro 2023 può essere gestita anche con rinvio a norma/CCNL, ma è prudente indicare almeno gli elementi retributivi individuali |
| o) | Programmazione dell’orario normale, condizioni dello straordinario, retribuzione dello straordinario e regole sui cambi turno | Se il contratto non contiene una disciplina sufficiente dell’orario applicato al singolo lavoratore | Il rinvio al CCNL aiuta, ma l’orario individuale va comunque reso chiaro |
| p) | Informazioni sui rapporti con organizzazione imprevedibile: variabilità, ore minime garantite, compenso per ore ulteriori, fasce di disponibilità, preavviso minimo e termine per annullamento incarico | Solo se il rapporto ha un’organizzazione del lavoro in tutto o in gran parte imprevedibile | Voce non ordinaria; serve soprattutto per rapporti a chiamata/forme con programmazione non prevedibile |
| q-bis) | Codice alfanumerico unico CNEL del CCNL applicato | Dal 1° maggio 2026, se non già indicato nel contratto/CO | Poiché la nuova lettera q-bis non rientra tra le voci differibili al mese, la tratterei prudenzialmente come informazione da rendere entro 7 giorni |
| s) / art.1-bis | Informazioni su sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati | Solo se il datore utilizza sistemi automatizzati rilevanti per assunzione, gestione, assegnazione mansioni, sorveglianza, valutazione, adempimento o cessazione del rapporto | Serve informativa specifica; non basta il generico rinvio al CCNL |
1 mese
| Lettera | Informazione | Quando va integrata | Nota pratica |
| g) | Per i lavoratori somministrati: identità dell’impresa utilizzatrice, quando e non appena nota | Solo nei rapporti di somministrazione | È differibile perché l’utilizzatore può non essere noto subito |
| i) | Diritto a ricevere la formazione erogata dal datore di lavoro, se prevista | Se vi sono obblighi o percorsi formativi datoriali non già descritti | Può essere gestita con rinvio a legge, CCNL o regolamenti aziendali |
| l) | Durata delle ferie e degli altri congedi retribuiti, oppure modalità di determinazione e fruizione | Se il contratto non riporta ferie/congedi o non rinvia chiaramente al CCNL | Tipicamente si assolve con rinvio al CCNL applicato |
| m) | Procedura, forma e termini del preavviso in caso di recesso | Se non già indicati nel contratto | Anche qui è normalmente sufficiente il rinvio al CCNL, purché il CCNL sia consegnato o reso disponibile |
| q) | CCNL applicato, anche aziendale, con indicazione delle parti firmatarie | Se non già indicato nel contratto/CO | Questa informazione resta distinta dal nuovo codice CNEL |
| r) | Enti e istituti che ricevono i contributi previdenziali e assicurativi; eventuali forme di protezione sociale fornite dal datore | Se non già indicati |
Nel 2026 la gestione documentale del rapporto di lavoro rappresenta quindi uno dei principali terreni su cui si misura l’effettiva compliance aziendale. Il consulente del lavoro è chiamato sempre più spesso a svolgere un ruolo strategico di coordinamento normativo e organizzativo, garantendo non soltanto la correttezza formale degli adempimenti, ma anche la capacità dell’azienda di dimostrare nel tempo la regolarità dell’intero sistema informativo verso il lavoratore.