Il D.Lgs. n. 96/2026, attuativo della Direttiva (UE) 2023/970, introduce nuovi obblighi in materia di trasparenza retributiva, con l’obiettivo di rafforzare l’applicazione del principio di parità di retribuzione tra uomini e donne per uno stesso lavoro o per un lavoro di pari valore.
Il decreto è entrato in vigore il 7 giugno 2026 e, dal giorno successivo, i datori di lavoro sono chiamati a rivedere le proprie informative, i processi interni e le modalità con cui rendono conoscibili i criteri di determinazione della retribuzione, dei livelli retributivi e della progressione economica.
Il punto centrale non è soltanto comunicare “quanto” viene riconosciuto al lavoratore, ma rendere comprensibile “perché” quel trattamento economico è stato determinato in un certo modo. La trasparenza retributiva, quindi, non si esaurisce nella lettera di assunzione o nel rinvio al CCNL, ma richiede un sistema documentale coerente, tracciabile e difendibile.
I criteri retributivi da rendere accessibili
L’art. 6 del D.Lgs. n. 96/2026 stabilisce che i datori di lavoro devono rendere accessibili ai lavoratori i criteri utilizzati per determinare la retribuzione, i livelli retributivi e quelli stabiliti per la progressione economica.
Sul piano operativo, il primo adempimento riguarda l’aggiornamento dell’informativa prevista dalla disciplina sulla trasparenza delle condizioni di lavoro. Il format utilizzato in fase di assunzione dovrà quindi essere integrato con una sezione specifica dedicata alla trasparenza retributiva.
In questa sezione dovranno essere indicati almeno il livello di inquadramento, la retribuzione iniziale, il contratto collettivo nazionale di lavoro applicato e i criteri di determinazione del trattamento economico.
Il rinvio al CCNL può essere sufficiente quando il trattamento economico del lavoratore coincide effettivamente con quanto previsto dal contratto collettivo applicato. Tuttavia, questa soluzione diventa meno solida quando nel rapporto individuale sono presenti elementi ulteriori, come superminimi, premi individuali, benefit, auto aziendale ad uso promiscuo, bonus legati alla performance o trattamenti economici costruiti su valutazioni soggettive o aziendali.
In questi casi, il semplice rinvio al CCNL rischia di non spiegare l’intera struttura retributiva. È quindi opportuno indicare, in modo sintetico ma chiaro, quali criteri hanno giustificato il trattamento individuale: esperienza professionale, responsabilità affidate, competenze specialistiche, risultati attesi, mercato di riferimento, anzianità, ruolo organizzativo o altri parametri oggettivi e neutrali rispetto al genere.
La tabella operativa degli adempimenti
Il diritto individuale del lavoratore alle informazioni
Il decreto riconosce ai lavoratori il diritto di richiedere e ricevere per iscritto le informazioni sui livelli retributivi medi, ripartiti per sesso, riferiti alle categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore.
La richiesta può essere presentata direttamente dal lavoratore oppure tramite rappresentanti o organismi per la parità, purché vi sia una specifica delega. Il datore di lavoro deve rispondere entro due mesi e il diritto non può essere esercitato più di una volta all’anno.
Questo punto richiede molta attenzione organizzativa. L’azienda dovrà essere in grado di individuare correttamente la categoria comparabile, distinguere le componenti retributive ordinarie da quelle variabili o complementari, calcolare i livelli medi e restituire le informazioni senza violare la riservatezza dei singoli lavoratori.
La comunicazione, infatti, non deve trasformarsi in una diffusione generalizzata di dati individuali. Il lavoratore ha diritto a informazioni utili a verificare eventuali disparità, ma non a conoscere il trattamento economico nominativo dei colleghi.
Quali dati possono entrare nelle comunicazioni sul divario retributivo
Il D.Lgs. n. 96/2026 disciplina anche le informazioni relative al divario retributivo di genere. I dati possono riguardare il divario retributivo complessivo, il divario nelle componenti complementari o variabili, il divario mediano, la distribuzione di uomini e donne nei quartili retributivi e il divario tra categorie di lavoratori, distinto tra retribuzione base e componenti ulteriori.
Per maggiore chiarezza, gli elementi informativi possono essere così schematizzati
Il ruolo dei rappresentanti dei lavoratori
Una delle parti più delicate riguarda il rapporto tra richiesta individuale del lavoratore, comunicazioni sui divari e ruolo dei rappresentanti dei lavoratori.
La richiesta individuale prevista dall’art. 7 sembra avere una propria autonomia: il lavoratore chiede i dati medi relativi alla categoria comparabile e il datore di lavoro deve rispondere entro due mesi.
Diverso è il piano delle informazioni sul divario retributivo di genere disciplinate dall’art. 9, dove assume rilievo anche il tema delle metodologie utilizzate e dell’accessibilità delle informazioni ai rappresentanti dei lavoratori. In questa prospettiva, la consultazione dei rappresentanti dovrebbe riguardare soprattutto i criteri e le metodologie di elaborazione, non la consegna indiscriminata di dati individuali.
La distinzione è importante: da un lato c’è il diritto del singolo lavoratore a ricevere informazioni utili sulla propria posizione comparativa; dall’altro c’è il presidio collettivo sulla correttezza del metodo utilizzato dall’azienda per calcolare e comunicare i divari.
Quando informare i lavoratori
Il decreto prevede che i datori di lavoro informino annualmente tutti i lavoratori del diritto di ricevere le informazioni e delle modalità per esercitarlo.
La norma non sembra imporre necessariamente che la comunicazione annuale sia effettuata proprio l’8 giugno di ogni anno. Più ragionevolmente, l’azienda può individuare una data interna ricorrente, purché l’informazione sia effettivamente resa a tutti i lavoratori con cadenza annuale e con modalità tracciabili.
Può quindi essere utile istituire un vero e proprio “giorno della trasparenza retributiva”, collocato in un momento compatibile con la disponibilità dei dati aziendali, delle elaborazioni retributive e degli eventuali aggiornamenti organizzativi.
Questa scelta deve però essere gestita con prudenza. Non basta fissare una data formale: occorre che, al momento della comunicazione, l’azienda sia in grado di indicare chiaramente il diritto esercitabile, il canale di richiesta, il soggetto o ufficio competente, i tempi di risposta e le modalità con cui saranno trattati i dati personali.
Cosa fare in pratica
Sul piano operativo, i datori di lavoro dovrebbero intervenire su tre livelli.
Il primo riguarda la documentazione individuale. Il format dell’informativa al lavoratore deve essere aggiornato, inserendo una sezione dedicata ai criteri retributivi e alla progressione economica. Nei rapporti con trattamenti individuali ulteriori rispetto al CCNL, è opportuno spiegare la logica di attribuzione di superminimi, premi, benefit e altri elementi economici.
Il secondo riguarda le policy aziendali. L’azienda dovrebbe dotarsi di criteri scritti per la determinazione delle retribuzioni, per gli avanzamenti economici, per l’attribuzione di premi e per l’accesso a benefit o componenti variabili. Tali criteri devono essere oggettivi, neutrali rispetto al genere e coerenti con l’organizzazione aziendale.
Il terzo riguarda la gestione delle richieste. È necessario predisporre una procedura interna che consenta di ricevere le istanze dei lavoratori, verificare la legittimazione, individuare la categoria comparabile, elaborare i dati medi, rispondere entro due mesi e conservare prova della comunicazione effettuata.
La vera sfida: spiegare il sistema retributivo
La trasparenza retributiva non obbliga l’azienda ad appiattire tutti i trattamenti economici, né vieta differenze retributive fondate su criteri oggettivi. Impone però che tali differenze siano spiegabili.
Da questo punto di vista, il rischio maggiore non deriva solo dalla mancata comunicazione formale, ma dall’assenza di un sistema retributivo documentato. Superminimi attribuiti senza criterio, premi individuali non tracciati, progressioni economiche prive di parametri, benefit concessi in modo opaco o valutazioni non verbalizzate possono diventare elementi critici in caso di richiesta del lavoratore o di verifica sul divario retributivo.
La risposta più solida è costruire un sistema in cui ogni trattamento economico sia riconducibile a una ragione verificabile: ruolo, responsabilità, competenze, esperienza, performance, risultati, condizioni di mercato o criteri collettivi applicati.
In conclusione, dal 2026 la trasparenza retributiva non è più solo un tema di comunicazione, ma un vero presidio di compliance lavoristica. Le aziende dovranno dimostrare non soltanto di pagare correttamente, ma anche di saper spiegare in modo oggettivo e neutrale perché pagano in un certo modo.